川崎市監査事務局公文書管理規程
B_自治体裁量だが基幹_効率化対象
KPI不明上位法参照あり重複疑い
- 必要度 (1-100)
- 85 (高)
- 財政負担 (1.0-5.0)
- 1 (軽)
- 規制負担 (1.0-5.0)
- 0 (軽)
- 政策効果 (1.0-5.0)
- 3
- 判定理由
- 公文書管理は行政の継続性と説明責任を担保する基幹的な内部事務であるが、本規程は市長部局の例を準用しつつ独自の役職配置を定めており、組織の肥大化を防ぐ観点から効率化の余地があるため。
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川崎市監査事務局公文書管理規程
平成15年４月21日監査訓令第１号 (2003-04-21)
○川崎市監査事務局公文書管理規程
平成15年４月21日監査訓令第１号
川崎市監査事務局公文書管理規程
（趣旨）
第１条 この規程は、別に定めるもののほか、川崎市監査事務局（以下「事務局」という。）における公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
（用語の定義）
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(１) 公文書 事務局の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することのできない方式で作られた記録をいう。）をいう。
(２) 庁内文書 課、議会及び本市機関相互において発送し、又は収受する公文書をいう。
(３) 庁外文書 庁内文書以外の公文書で、発送するもの又は収受したものをいう。
(４) 所管課 行政監査課及び財務監査課をいう。
(５) 所管課長 前号の所管課の長をいう。
(６) 文書主管課長 行政監査課長をいう。
(７) 文書管理システム 公文書の作成、管理等を行うための電子情報処理組織をいう。
（文書主管課長の職務）
第３条 文書主管課長は、事務局における公文書に関する事務（以下「文書事務」という。）を総括するとともに、事務局に到達する公文書の収受、配布及び事務局からの公文書の発送並びに公文書の保存の事務を行う。
２ 文書主管課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて所管課長に対し必要な措置を求めることができる。
（所管課長の職務）
第４条 所管課長は、常に当該所管課における文書事務の円滑かつ適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。
（文書主任等及びその職務）
第５条 文書事務の処理を促進し、及び文書事務の改善、指導等を行うため、事務局に文書主任１名を置く。
２ 文書主任は、文書主管課長が職員の中から庶務担当の担当係長（課長補佐を含む。）を指名するものとする。
３ 文書主任は、次に掲げる事務を処理する。
(１) 公文書の収受及び配布に関すること。
(２) 公文書の発送に関すること。
(３) 公文書の審査に関すること。
(４) 公文書の整理に関すること。
(５) 文書事務の処理の促進、改善及び指導に関すること。
(６) 公文書の処理状況の調査及び完結した文書（以下「完結文書」という。）の保存に関すること。
(７) 文書管理システムの円滑な運用に関すること。
(８) その他公文書の取扱いに関すること。
４ 事務局には、文書副主任１名を置き、文書主管課長が職員の中から指名するものとする。
５ 文書副主任は、文書主任の事務を補助し、文書主任に事故あるときは、その事務を代行する。
（文書取扱担当者及びその職務）
第６条 所管課における文書管理システムの運用に係る文書主任の事務を補助するため、所管課に文書取扱担当者を置く。
２ 文書取扱担当者は、所管課長が所属職員の中から指名するものとする。
（文書番号）
第７条 公文書には、会計年度（以下「年度」という。）、記号及び番号からなる文書番号を付けなければならない。ただし、軽易な公文書にあっては、これを省略することができる。
（例） 15川監第 号
２ 前項の年度は、当該年度の数字により表記するものとする。ただし、これにより難いものは、暦年の数字によることができる。
３ 記号は、文書主管課長が定めるものとする。
４ 番号は、年度ごとに付けるものとする。ただし、年度により難いものは、暦年ごとに付けることができる。
５ 監査委員報告又は監査委員公表には、暦年の数字、川監報又は川監公の記号及び番号からなる文書番号を付けるものとし、当該番号は、監査等結果報告・公表番号簿（別記様式）により暦年ごとに付けるものとする。
（例） 15川監報第 号
15川監公第 号
（告示等の番号）
第８条 告示及び訓令の番号は、公告式番号簿により暦年ごとに付けるものとする。
（例） 川崎市監査告示第 号
川崎市監査訓令第 号
（施行名義者の基準）
第９条 施行名義者を公文書に記入するときは、法令の規定により施行名義者が定められているもののほか、公文書の性質及び内容により、監査委員、代表監査委員、事務局長等の職氏名又は職を表示するものとする。
（公印の押印）
第10条 施行する文書のうち、次の各号に掲げるものは、川崎市監査委員公印規程（昭和62年川崎市監査訓令第３号）の定めるところにより公印の押印を受けなければならない。
(１) 法令等の規定により公印の押印が義務付けられている文書
(２) 権利又は義務に重大な影響を及ぼす文書
(３) 特定の事実を証明する文書
(４) 前各号に掲げるもののほか、所管課長が特に必要と認める文書
（公文書分類表）
第11条 公文書の分類及び保存期間は、川崎市監査事務局公文書分類表の定めるところによる。
（公文書館長への完結文書の引継ぎ）
第12条 川崎市公文書館長への完結文書の引継ぎ、公文書館での当該文書の保存その他公文書館における公文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
（補則）
第13条 この規程に定めるもののほか、事務局の公文書の管理については、市長事務部局の公文書の管理の例による。
（その他必要な事項）
第14条 この規程の施行に関し必要な事項は、事務局長が定める。
附 則
（施行期日）
１ この規程は、公表の日から施行する。
（川崎市監査事務局文書管理規程の廃止）
２ 川崎市監査事務局文書管理規程（昭和62年川崎市監査訓令第２号）は、廃止する。
附 則（平成19年３月22日監査訓令第３号）
この訓令は、平成19年４月１日から施行する。
附 則（平成22年３月25日監査訓令第２号）
この訓令は、平成22年４月１日から施行する。
附 則（令和６年３月４日監査訓令第１号）
この規程は、公表の日から施行する。
別記様式