川崎市教育委員会事務局公文書管理規程
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川崎市教育委員会事務局公文書管理規程
平成15年３月31日教育長訓令第３号 (2003-03-31)
○川崎市教育委員会事務局公文書管理規程
平成15年３月31日教育長訓令第３号
川崎市教育委員会事務局公文書管理規程
川崎市教育委員会事務局公文書管理規程（平成14年川崎市教育長訓令第１号）の全部を改正する。
目次
第１章 総則（第１条～第９条）
第２章 公文書の収受及び配布（第10条～第13条）
第３章 公文書の処理（第14条～第25条）
第４章 公文書の浄書（第26条）
第５章 公文書の施行（第27条～第32条）
第６章 公文書の整理、編さん及び保存（第33条～第43条）
第７章 完結文書の廃棄等（第44条・第45条）
第８章 補則（第46条～第49条）
附則
第１章 総則
（趣旨）
第１条 この規程は、川崎市教育委員会事務局公文書管理規則（平成13年川崎市教育委員会規則第６号。以下「規則」という。）その他別に定めるもののほか、川崎市教育委員会事務局（以下「事務局」という。）における公文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(１) 庁内文書 事務局の室及び課並びに本市の機関相互において収受し、又は発送する公文書をいう。
(２) 庁外文書 庁内文書以外の公文書で、収受したもの又は発送するものをいう。
(３) 文書主管課 総務部庶務課をいう。
(４) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
２ 前項各号に定めるもののほか、この規程で使用する用語の意義は、規則で使用する用語の例による。
（文書主管課長の職務）
第３条 文書主管課長は、事務局における文書事務を総括するとともに、事務局に到達する公文書の収受及び配布並びに事務局からの公文書の発送並びに公文書の保存の事務を行う。
２ 文書主管課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて所管課長に対し必要な措置を求めることができる。
（文書主任等及びその職務）
第４条 規則第４条第３項の規定により所管課に置かれる文書主任は１名とし、所管課長が所属職員の中から庶務担当の係長（課長補佐及び係長に相当する職を含む。）を指名するものとする。ただし、これにより難い場合は、他の係長以上の者を指名するものとする。
２ 文書主任は、次に掲げる事務を処理する。
(１) 公文書の収受及び配布に関すること。
(２) 公文書の発送に関すること。
(３) 公文書の審査に関すること。
(４) 公文書の整理に関すること。
(５) 文書事務の処理の促進、改善及び指導に関すること。
(６) 文書事務につき他の所管課との連絡に関すること。
(７) 公文書の処理状況の調査及び完結文書の保存に関すること。
(８) 文書管理システムの円滑な運用に関すること。
(９) その他公文書の取扱いに関すること。
３ 所管課に文書副主任を置き、所管課長が所属職員の中から指名するものとする。
４ 文書副主任は、文書主任の事務を補助し、文書主任に事故があるときは、その事務を代行する。
（文書取扱担当者及びその職務）
第５条 所管課における文書管理システムの運用に係る文書主任の事務を補助するため、所管課に文書取扱担当者を置く。
２ 文書取扱担当者は、所管課長が所属職員の中から指名するものとする。
（公文書の処理に必要な帳票等）
第６条 公文書の処理のため備え付ける帳票等は、次のとおりとする。
(１) 文書主管課に備え付ける帳票等
ア 公告式番号簿
イ 文書配付簿
ウ 文書受付印
(２) 所管課に備え付ける帳票等
ア 証明りん議簿
イ 指令番号簿
ウ 文書使送簿
エ 特定文書処理簿
オ 庁内文書受付印
(３) 一般共通帳票等
ア 回議書
イ 電話来訪応接書
ウ 郵送等依頼票
エ 背表紙
オ 保存文書索引目次
２ 前項の規定にかかわらず、所管課長において必要と認めるときは、文書主管課長の承認を得て公文書の処理のため適宜の帳票等を用いることができる。
（文書番号）
第７条 公文書には、年度、記号及び番号からなる文書番号を付けなければならない。ただし、軽易な公文書にあっては、これを省略することができる。
（例）15川教庶第 号
２ 前項の年度は、当該年度の数字により表記するものとする。ただし、これにより難いものは、暦年の数字によることができる。
３ 記号は、文書主管課長が所管課長と協議して定めるものとする。この場合において、記号は、同一のものができてしまうときを除き川崎市、教育委員会事務局及び所管課の頭文字によるものとする。ただし、文書の管理上必要があると文書主管課長が認めたときは、業務内容を示す文字を付加することができる。
４ 番号は、年度ごとに付けるものとする。ただし、年度により難いものは、暦年ごとに付けることができる。
５ 年間を通じて件数が多数あり、かつ、処理方法が定型的な同種の公文書については、同一の文書番号を用い、枝番号によりその区別を明らかにして処理すること（以下「特定文書処理」という。）ができる。
（例）15川教庶第１号―１ 15川教庶第１号―２ 15川教庶第１号―３
（公示、令達等の番号）
第８条 規則、告示及び訓令の番号は、文書主管課において、公告式番号簿により暦年ごとに付けるものとする。
（例）市教育委員会告示第 号
２ 証明文書の番号は、所管課において、証明りん議簿により年度ごとに付けるものとする。ただし、年度により難いものは、暦年ごとに付けることができる。
（例）川崎市教育委員会証明庶第 号
３ 指令文書の番号は、所管課において、指令番号簿により年度ごとに付けるものとする。ただし、年度により難いものは、暦年ごとに付けることができる。
（例）川崎市教育委員会指令庶第 号
（左横書きの原則）
第９条 公文書は、すべて左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(１) 法令等の規定により横書きにすることができないもの
(２) 毛筆を用いるものその他で横書きを不適当とするもの
(３) 前２号のほか教育長において横書きにすることが不適当であると認めるもの
第２章 公文書の収受及び配布
（到達した公文書の取扱い）
第10条 事務局に到達した公文書（直接所管課に到達した公文書を除く。）は、すべて文書主管課において収受し、次により取り扱われなければならない。
(１) 教育委員会、教育委員、教育長、教育次長及び事務局あての公文書並びに封皮の表示のみによっては配布先の明確でない公文書は、これを開封し、封皮に文書受付印を押して所管課に配布する。この場合において、記録を必要とするものについては、文書配布簿に登載の上、配布するものとする。
(２) 前号に該当しない公文書は、これを開封せず、直接所管課に配布する。
(３) 親展文書は、封皮に文書受付印を押し、文書配布簿に記入の上、教育委員会、教育委員、教育長、教育次長及び事務局あてのものは文書主管課長に、その他のものは受信人に配布する。
(４) 金品は、文書配布簿の欄外に、その旨を記入の上、所管課に配布する。
(５) 訴訟、審査請求その他到達した日時が権利の得喪に関係のある公文書は、到達した時刻を明記し、取扱者がこれに証印し、所管課に配布する。
(６) 電報は、文書配布簿に記入の上、直ちに受信人に配布する。
(７) 書留郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律（平成14年法律第99号。以下「信書便法」という。）第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第２項に規定する信書便（以下「信書便」という。）の役務のうち書留郵便に準ずるものは、封皮に文書受付印を押し、文書配布簿に記入の上、所管課に配布する。
(８) ２以上の所管課に関係のある公文書は、その関係の最も多い所管課に配布し、その関係の軽重が決め難いときは、文書主管課長が定める。
（所管課に配布された公文書及び所管課に到達した公文書の取扱い）
第11条 前条の規定により配布された公文書及び所管課に到達した公文書は、次により整理しなければならない。
(１) すべて開封すること。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
ア 親展文書
イ 開封を不適当と認められる文書
(２) 処理経過を明らかにする必要のあるものは、その余白又は封皮に庁内文書受付印を押し、第13条に規定する収受登録をした後、処理するものとする。ただし、定例的なもの若しくは軽易なもの又は特定文書処理を行うものは、一定の帳票を用いて処理することができる。
(３) 電報、入札書、訴訟、審査請求その他到達した日時が権利の得喪に関係のある公文書は、庁内文書受付印の下に到達した時刻を記入し、取扱者の印を押すものとする。
(４) 公文書で重要と認められるもの又は上司の指揮により処理する必要があると認められるものは所管課長に、その他のものは担当する係長（課長補佐及び係長に相当する職を含む。）又は受信人に配布する。
(５) 次に掲げる公文書で軽易なものについては、適宜の帳票等を用いて処理することができる。
ア 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物
イ 案内書その他これに類するもの
ウ 郵便物若しくは信書便法第２条第３項に規定する信書便物又は貨物運送を利用して到達したもので個人あてのもの
(６) その所管に属しないものは、理由（口頭又は文書）を付けて文書主管課長に返付しなければならない。
（通信回線を利用した収受及び配布）
第12条 前２条の規定にかかわらず、収受及び配布の処理は、通信回線を利用して行うことができる。
２ 通信回線を利用して収受した電磁的記録（処理経過を明らかにする必要のあるものに限る。）は、次条に規定する収受登録をした後、処理するものとする。ただし、定例的なもの若しくは軽易なもの又は特定文書処理を行うものは、一定の帳票を用いて処理することができる。
３ 通信回線を利用して電磁的記録を収受した場合、紙に出力し、記録したもので収受の処理をすることができる。この場合において、当該電磁的記録は、特に軽易なものを除き、川崎市教育委員会公文書分類表の定めるところにより必要な期間保存しなければならない。
（文書管理システムによる収受登録）
第13条 収受した公文書（以下「収受文書」という。）について文書管理システムによる登録（以下「収受登録」という。）を行う場合、次に定める方法により行うものとする。
(１) 収受日等の必要な事項及び収受文書を登録し、収受番号を取得すること。
(２) 電磁的記録でない収受文書の場合は、庁内文書受付印の番号欄に収受番号を記載すること。
(３) 電磁的記録でない収受文書は、電磁的記録に変換の上、第１号の登録をすること。
(４) 電磁的記録でない収受文書が、大量である等の理由により、前号の変換になじまない場合は、収受日等の必要な事項のみを登録し、収受番号を取得すること。ただし、当該収受文書のうち、上司の決裁を得る上で必要な部分を電磁的記録に変換することができるときは、その部分を変換の上、第１号の登録を行い、収受番号を取得すること。この場合において、当該収受文書は、文書管理システムから出力した別途文書保存用紙を表に付して保存するものとし、必要に応じて供覧しなければならない。
(５) 第３号及び前号ただし書の規定による変換の元となった収受文書は、川崎市教育委員会公文書分類表の定めるところにより、必要な期間保存すること。
第３章 公文書の処理
（処理の原則）
第14条 公文書の処理は、すべて所管課長が中心となり遅滞なく処理案を備えて回議し、又は回覧し、絶えず公文書の迅速な処理を図り、その事案が完結するまでその経過を明らかにするよう留意しなければならない。
（重要な公文書の供覧）
第15条 収受文書のうち市長、副市長、教育委員又は教育長の閲覧に供する必要がある重要な公文書で上司の指揮を受けて処理する必要があると認められるものは、その理由を簡明に記載し、直ちに上司の閲覧に供しなければならない。
（起案）
第16条 規則第５条第１項の規定に基づき公文書を作成するとき（教育長が認める電子情報処理組織を使用して起案するときを除く。）は、原則として文書管理システムにより起案するものとする。この場合、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により行うものとする。
(１) 起案文書の全部を容易に電磁的記録にすることができる場合 電子決裁起案（電子決裁（電子的な方法により回議し、決裁を得ることをいう。以下同じ。）を行うための起案をいう。以下同じ。）
(２) 前号の場合以外の場合 紙決裁起案（紙決裁（文書により回議し、決裁を得ることをいう。以下同じ。）を行うための起案をいう。以下同じ。）
２ 電子決裁起案にあっては、起案文書の全部を文書管理システムに登録し、紙決裁起案にあっては、文書管理システムから回議書を出力するものとする。
（一定の簿冊等による起案）
第17条 前条第１項の規定にかかわらず、定例的なもの若しくは軽易なもの又は特定文書処理を行うものにあっては、文書管理システムによる起案によらず、一定の簿冊、帳票等により起案することができる。
（余白処理）
第18条 第16条第１項の規定にかかわらず、収受文書で定例的なもの又は軽易なものは、文書管理システムによる起案によらず、当該収受文書の余白に処理案を朱書して処理することができる。ただし、公文書の施行を行うもので文書管理システムで取得する文書番号を付ける必要のないもの及び公文書の施行を行わないものに限る。
（起案文書の作成）
第19条 前３条の規定により起案をするに当たっては、次に定めるところにより行うものとする。
(１) 起案者は、起案年月日、記号、番号、類目、保存期間等必要な事項を公文書の所定の欄（前条の規定による起案をする場合にあっては、収受文書の余白）に表示しなければならない。
(２) 決裁を要する文書には、川崎市教育委員会事務局等事務決裁規程（平成15年川崎市教育委員会教育長訓令第１号）その他法令等（以下「決裁規程等」という。）の定めるところによる決裁区分を、公文書の所定の欄（前条の規定による起案をする場合にあっては、収受文書の上部）に表示（第17条及び前条の規定による起案をする場合にあっては、朱書）をしなければならない。
(３) 文体、用語、用字、配字等については、川崎市教育委員会公用文に関する規程（昭和59年川崎市教育委員会訓令第３号）によるものとする。
(４) 起案する公文書は、件名を付け（第17条（特定文書処理の場合を除く。）及び前条の規定による起案をする場合を除く。）、処理の理由、経過及び結論を箇条書にする等留意し、必要のあるときは関係法令、関係文書又は参考資料を添付するものとする。
(５) 関連事項は、支障のない限り一括して起案するものとする。
(６) ２以上の所管課に関係があるときは、最も関係のある所管課で起案し、他の所管課に合議するものとする。
(７) 合議の順序については、関係の最もある所管課を先にし、所定の欄にそれを表示するものとする。ただし、電子決裁起案による場合は、この限りでない。
(８) 同一事案で決裁を重ねるものは、その完結に至るまで関係決裁済文書又は供覧済文書（以下「関連文書」という。）を添付するものとする。ただし、要領を記して添付を省略することができるものは、この限りでない。
(９) 電子決裁起案による場合で、関連文書が紙であるため、前号の規定による添付ができないときは、文書管理システムに別途供覧文書がある旨を登録して関連文書供覧用紙を出力し、これを関連文書の表に付して回議しなければならない。
(10) 電子決裁起案による場合を除き、加除訂正をしたときは、その箇所に訂正者の認印をするものとする。
(11) 急を要するもの又は説明を要するものは起案者又はその上司が起案文書又はその写しを持参するものとし、機密に属するものは「秘」の字を公文書の施行上の注意欄等適当な箇所に表示（第17条及び前条の規定による起案をする場合にあっては、朱書）をし、なお必要があるときは封筒に入れる等の配慮をし、紛失のおそれのあるものには台紙を付けるものとする。
(12) 庁外文書の施行名義者欄には、市長、教育長その他法令の規定により職務権限を有する者の職氏名を記載すること。ただし、通知、事務連絡等軽易と認められるものについては、所管課長等の職氏名を用いることができる。
(13) 官公署あてに発送する文書のあて名及び施行名義者欄には、職名のみを記載し、氏名を省略することができる。
(14) 庁内文書のあて名及び施行名義者欄には、所管課長等の補職名のみを記載するものとする。ただし、必要と認められるものは、この限りでない。
(15) 施行する公文書には、当該公文書に係る事務を担当する部課等（以下「事務担当課等」という。）の名称を当該公文書の末尾に「かっこ」で表示すること。ただし、公示文、令達文その他事務担当課等を表示しないことが適当と認められる公文書については、この限りでない。
(16) 起案者が回議を開始する場合、電子決裁起案にあっては回議開始の登録を、それ以外にあっては文書の所定の欄に認印をしなければならない。
（合議文書の取扱い）
第20条 合議を受けた事項について異議のないときは、次条に定める方法により承認を行った上、直ちに回付しなければならない。
２ 合議を受けた事項について異議のあるときは所管課長に協議し、なお意見が相違して協議が一致しないときは、双方の意見を具し上司の決裁を受けなければならない。
３ 合議をした事項でその後起案の趣旨が変更又は否定されたものは、その旨を合議済みの関係所管課長に通知しなければならない。
４ 特に重要若しくは異例な事項又は急を要する事項その他必要と認められる事項は、関係所管課長の参集を求めて協議し、全員の同意をもってその合議に代えることができる。
（回議）
第21条 回議を受けた者は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により承認を行うものとする。
(１) 電子決裁 文書管理システムにおいて承認の意思を登録すること。第19条第９号の規定に該当する場合は、別途供覧文書の内容を確認した上で登録すること。
(２) 紙決裁 文書の所定の欄に認印をすること。
２ 電子決裁の場合において、所管課長がやむを得ない事情があると認めるときは、回議の途中から紙決裁に変更することができる。
３ 前項の規定により紙決裁に変更するときは、変更前の承認の状況が表示された回議書その他の起案文書を文書管理システムから出力し、これを回議するものとする。この場合において、所管課長は、当該回議書の所定の欄に認印をしなければならない。
４ 前項の場合において、文書管理システム上承認を得ていた回議者への回議は省略することができる。ただし、専決の権限を有する者への回議は省略できないものとする。
５ 前各項の規定により決裁を得たときは、文書管理システムへの決裁日の登録、公文書への決裁日の記載等の方法により、意思決定の日付を明らかにしておかなければならない。
（代決、代理及び後閲）
第22条 回議を受けた者が不在の場合は、次により処理するものとする。
(１) 決裁又は専決の権限を有する者（以下「決裁責任者」という。）が不在の場合は、決裁規程等の定めるところにより代決することができる。この場合において、電子決裁にあっては代決する旨を登録し、紙決裁にあっては認印したものの右上部に「代」と朱書するものとする。
(２) 決裁責任者以外の者が不在の場合は、川崎市教育委員会事務局事務分掌規則（昭和46年川崎市教育委員会規則第19号）等の定めるところにより代理することができる。この場合において、電子決裁にあっては代理する旨を登録し、紙決裁にあっては認印したものの右上部に「代」と朱書するものとする。
(３) 決裁責任者以外の者が不在の場合において、緊急に処理する必要がある公文書で前号の規定により代理することができないときは、電子決裁にあっては後閲とする旨を登録し、紙決裁にあっては認印すべき箇所の上部に「後閲」と表示することにより回議することができる。
２ 前項各号の規定により処理した場合においては、事後速やかに、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める措置をとらなければならない。
(１) 代決により処理した場合 電子決裁にあっては決裁責任者は文書管理システムにおいて当該公文書の内容を確認し、紙決裁にあっては起案者は重要と認められるものについて決裁責任者の認印を受けること。
(２) 代理により処理した場合 電子決裁にあっては不在であった者は文書管理システムにおいて当該公文書の内容を確認し、紙決裁にあっては代理した者はその要領を上司に報告すること。
(３) 後閲により処理した場合 電子決裁にあっては不在であった者は文書管理システムにおいて当該公文書の内容を確認し、紙決裁にあっては起案者は不在であった者の認印を受けること。
（電話又は口頭による照会等の取扱い）
第23条 電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、電話来訪応接書にその要領を記してこの章の規定に準じて処理しなければならない。
（事後の公文書の作成）
第24条 規則第５条第２項の規定に基づき事後に公文書を作成するときは、この章の規定に準じて行うものとする。
（電子正本化等の対象とならない公文書）
第24条の２ 規則第５条の２第１項及び第10条第２項ただし書に規定する教育長が別に定めるものは、次に掲げる公文書とする。
(１) 電子正本化等により保存の方法に係る法令等の規定に抵触するもの
(２) 電子正本化等により原本としての効力を有しなくなるおそれがあるもの
(３) 現に係属している訴訟、審査請求その他の争訟に関係するもの
(４) 歴史的文化的価値があると認められるもの
（完結文書の処理）
第25条 完結文書は、速やかに文書主任に引き継がなければならない。
第４章 公文書の浄書
（浄書及び照合）
第26条 浄書した公文書は、決裁済公文書と照合するものとする。
２ 前項の場合において、浄書及び照合をした者は、回議書に認印をするものとする。ただし、電子決裁文書については、この限りでない。
第５章 公文書の施行
（公印の押印）
第27条 施行する文書のうち、次に掲げるものは、川崎市教育委員会公印規則（昭和37年教育委員会規則第６号）の定めるところにより公印の押印を受けなければならない。
(１) 法令等の規定により公印の押印が義務付けられている文書
(２) 権利又は義務に重大な影響を及ぼす文書
(３) 特定の事実を証明する文書
(４) 前３号に掲げるもののほか、所管課長が特に必要と認める文書
２ 公印の押印をするときは、次に定めるところによる。
(１) 前項各号に掲げる文書で２枚以上のものにあっては、契印すること。
(２) 施行する文書と決裁文書（電子決裁文書を除く。）にあっては、特に必要と認められる場合に限り、割印すること。
（電子署名）
第28条 教育長が認める電子情報処理組織により施行する電磁的記録のうち、前条第１項各号に掲げる文書に係るものについては、電子署名を行うものとする。
２ 電子署名を行うために必要な事項は、教育長が別に定める。
（発送事務の統一）
第29条 公文書の発送は、文書主管課において行う。ただし、文書主管課長が指定する所管課及び特別に必要がある場合においては、この限りでない。
（発送文書の取扱い）
第30条 発送を要する公文書は、次により処理しなければならない。
(１) 庁内文書は、文書主管課の文書集配箱を利用して連絡すること。ただし、急を要するものその他特に必要があると認められるものは、この限りでない。
(２) 庁外文書は、郵便又は信書便によって発送する文書及び貨物運送を利用して発送する文書（以下「郵送文書等」という。）並びに使送文書に分けて処理するものとし、使送文書で特に受渡しを明らかにする必要のあるものにあっては、文書使送簿に所要事項を記入すること。
２ 前項の規定にかかわらず、公文書は、通信回線を利用して発送することができる。この場合の手続については、教育長が別に定める。
（発送手続）
第31条 文書主管課長は、郵送等文書の送付を受けたときは、次により発送の手続を行う。
(１) 郵送等依頼票と郵送文書等を照合すること。
(２) 郵送文書等の量目及び料金を検査すること。
（公示及び令達の手続）
第32条 公示及び令達（指令を除く。）の手続は、文書主管課長が行うものとする。
第６章 公文書の整理、編さん及び保存
（公文書の整理の原則）
第33条 公文書は、常に整理し、紛失、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際し、いつでも持出しのできるよう準備しておかなければならない。
（担当者の公文書の整理）
第34条 担当者は、常に未処理の公文書（以下「未処理文書」という。）及び完結文書を次により整理しなければならない。
(１) 未処理文書は、一定の場所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(２) 完結文書は、処理経過、分類種別、認印等につきその完否を確認し、不備のものがあるときはその措置を講じ、速やかに文書主任に引き継がなければならない。ただし、電磁的記録は、この限りでない。
（完結文書及び簿冊の整理）
第35条 文書主任は、完結文書の引継ぎを受けたときは、直ちに照査し、次により整理しなければならない。
(１) 編さんは、年度によるものとし、暦年による必要のあるものは、暦年によること。
(２) 事案が２以上の分類にわたる場合は、最も関係の多い分類によること。
(３) 相互に関係がある事案でその保存期間を異にする場合において、同一事案として編さんするのが適当なときは、長期の保存期間とすること。
(４) 同一事案の書類は、文書番号の順、施行月日の順、完結月日の順等一定の基準に基づいて整理すること。
(５) 附属図表等で成冊することが困難なものは、適宜、箱若しくは紙袋に収め、又は結束して別に処理することができる。
(６) １年度分又は１年分を分冊することができる。
(７) 背表紙を用いて成冊し、保存文書索引目次を付けること。この場合において、所定の台帳等で背表紙の必要のないものはこれによらないこととし、規則別表による種別が第４種に属するもの及び同一帳票のみで成冊されたものは保存文書索引目次を省略することができる。
(８) 編さんの厚さは、８センチメートルを限度とすること。ただし、特に必要があるものは、この限りでない。
２ 前項の規定にかかわらず、翌年度（暦年によるものにあっては、翌年）にわたって整理をせざるを得ない完結文書にあっては、遅くとも次条に規定する公文書の完結の日の属する年度の翌年度（暦年によるものにあっては、当該公文書の完結の日の属する年の翌年）８月31日までに整理を完了しておかなければならない。
３ 電子決裁文書については、文書主任の指示の下、第１項第１号から第４号まで及び前項の規定に準じて整理しなければならない。
（公文書の完結）
第36条 公文書の完結の日は、次に定めるところによる。
(１) 公示及び令達文書（指令文書を除く。）は、所定の手続により公布されたとき。
(２) 照会、進達、副申、申請等に係る公文書は、それらに対して回答、通達、許可の指令等が発送され、又は到達したとき。ただし、さらに再照会、審査請求その他の処理を必要とする場合は、それらの処理が完全に終ったとき。
(３) その他の公文書
ア 伺い、復命書、供覧文、届、辞令等で、上司の決裁を必要とするものについては、その決裁が終ったとき。供覧を必要とするものは、その供覧が終ったとき。
イ 契約に関係するもの（出納関係の証拠となるものを除く。）は、当該契約を締結した日
ウ 出納関係の証拠となるものは、当該出納のあった日
エ 訴訟に関係するものは、当該事件が完結したとき。
オ 賞状、表彰状、感謝状等については、本人に交付したとき。
カ 電磁的記録（アからオまでに該当するものを除く。）は、それを必要とする処理が完全に終わったとき。
（公文書分類表）
第37条 公文書の分類及び保存期間は、川崎市教育委員会公文書分類表の定めるところによる。
２ 川崎市教育委員会公文書分類表は、別に定める。
（文書主管課長への完結文書の引継ぎ）
第38条 規則第８条第１項の規定による完結文書の引継ぎは、完結した日の属する年度の翌々年度（暦年によるものにあっては、その完結の日の属する年の翌々年）８月31日までに行わなければならない。
（引継文書の審査）
第39条 文書主管課長は、規則第８条第１項の規定により引継ぎを受けた完結文書について、成冊及び保存年限の適否につき審査するものとする。
２ 前項の規定により審査した結果不適当なものがあったときは、所管課に返付し、又は修正の指示をすることができる。
（公文書館長への完結文書の引継ぎ）
第40条 規則第９条の規定にかかわらず、所管課長の申出により川崎市公文書館長（以下「公文書館長」という。）に引き継ぐことが適当でないと認める完結文書で教育長が承認したものについては、文書主管課長は、引継ぎをしないことができる。
２ 文書主管課長は、前項の規定により引継ぎを行わなかった完結文書で公文書館長に引き継がない理由がなくなったと認めるものについては、所管課長に合議の上、速やかに完結文書引継目録１部を添えて公文書館長に引き継ぐものとする。
（引継文書等の指定）
第41条 所管課長は、規則第８条の規定に基づき完結文書の引継ぎ等をするときは、文書主管課長が指定する期間中に文書管理システムを利用して当該完結文書の保存場所を指定しなければならない。
（保存文書に係る所管課の変更）
第42条 所管課長は、当該所管課の事務分掌等に変更があった場合で、当該変更が文書主管課で保存している完結文書に係る所管課の変更を伴うものであるときは文書主管課長に、川崎市公文書館で保存している完結文書（以下「公文書館保存文書」という。）に係る所管課の変更を伴うものであるときは文書主管課長を経て公文書館長に、その旨を通知するものとする。
（公文書館保存文書に係る職員の閲覧等）
第43条 公文書館保存文書に係る職員の閲覧又は貸出しの手続については、川崎市公文書管理規程（昭和36年川崎市訓令第２号）第45条の定めるところによるものとする。
第７章 完結文書の廃棄等
（保存期間の延長）
第44条 所管課長は、保存期間を経過した完結文書が規則第７条第２項各号に掲げる公文書に該当すると認めるときは、文書主管課長が指定する期間中に文書管理システムを利用して延長する期間を指定しなければならない。
２ 文書主管課長は、前項の規定による指定があった完結文書について審査を行った上、教育長の承認を得て保存期間を延長するものとする。
３ 文書主管課長は、前項の規定により保存期間を延長した完結文書が公文書館保存文書であるときは、その期間その他必要な事項を公文書館長に通知するものとする。
（保存期間経過文書の廃棄決定等）
第45条 所管課長は、完結文書を毎年７月31日までに調査し、保存期間が経過したものがあるときは、規則第７条第２項各号に該当する場合を除き、速やかに文書管理システムを利用して、廃棄対象であることを指定しなければならない。
２ 所管課で保存している完結文書（以下「所管課保存文書」という。）のうち、保存期間が６年以上と定められているものについて、前項の規定による指定をした場合、所管課長は、文書主管課長に当該完結文書を送付するものとする。
３ 第１項の規定による指定があった場合、文書主管課長が審査を行った上、廃棄を決定しなければならない。
４ 前項の規定により廃棄を決定したときは、文書主管課長は電子決裁文書及び第２項の規定により送付を受けた所管課保存文書を速やかに公文書館長に送付するものとする。
５ 文書主管課長は、前項の規定による送付を行ったときは、文書管理システム内の電子決裁文書を消去するものとする。
６ 第３項の規定により廃棄を決定したときは、文書主管課長は、第４項の規定により送付するものを除き、速やかに公文書館長に通知するものとする。
７ 所管課長及び文書主管課長は、川崎市公文書管理規程（昭和36年川崎市訓令第２号）第47条第７項の規定による通知を受けたときは、公文書館長が送付を必要と認めた完結文書を送付するものとする。
８ 第３項の規定により廃棄の決定がなされた場合、文書主管課長は第４項及び前項の規定により公文書館長に送付した以外のものを、所管課長はその他のものを、内容の判読が不可能になるよう裁断、溶解、消去等の方法により速やかに廃棄するものとする。
第８章 補則
（電磁的記録の取扱い）
第46条 電磁的記録（電子決裁文書を除く。）については、第38条から前条までの規定にかかわらず、別に定めるところにより取り扱うものとする。
（教育長が認める電子情報処理組織を使用した公文書の作成、管理等）
第46条の２ 第16条第１項に規定する教育長が認める電子情報処理組織を使用して公文書の作成、管理等を行う場合は、この訓令の規定の例に準じて取り扱うものとする。
（様式）
第47条 この規程の施行について必要な書類、帳簿等の様式は、別記のとおりとする。
（教育機関への準用）
第48条 この規程は、教育機関（学校教育法（昭和22年法律第26号）第１条に規定する学校を除く。）の公文書の取扱いについて準用する。
（その他必要な事項）
第49条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、教育長が別に定める。
附 則
（施行期日）
１ この訓令は、平成15年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ この訓令の施行の日前に完結した公文書の整理、編さん、保存及び廃棄に係る取扱いについては、改正後の訓令の規定にかかわらず、なお従前の例による。
３ この訓令の施行の際現に決裁中の文書の回議に係る取扱いについては、改正後の訓令の規定にかかわらず、なお従前の例による。
附 則（平成19年３月30日教育長訓令第４号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成19年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ この訓令の施行の際現に決裁中の文書の取扱いについては、なお従前の例による。
３ 改正前の訓令の規定により調整した帳票（第３条の規定による改正前の川崎市教育委員会事務局公文書管理規程第１号様式、第３号様式及び第11号様式並びに第４条の規定による改正前の川崎市立学校公文書管理規程第２号様式及び第８号様式に限る。）で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成19年９月25日教育長訓令第６号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成19年10月１日から施行する。
（経過措置）
２ 改正前の訓令の規定により調製した帳票で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成20年３月27日教育長訓令第１号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成20年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ 改正前の訓令の規定により調製した帳票で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成21年２月27日教育長訓令第１号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成21年３月１日から施行する。
（経過措置）
２ 改正前の訓令の規定により調製した帳票で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成21年３月13日教育長訓令第２号）
この訓令は、平成21年４月１日から施行する。
附 則（平成22年３月30日教育長訓令第２号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成22年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ この訓令の施行の日前に完結した公文書の整理、編さん、保存及び廃棄に係る取扱いについては、改正後の訓令の規定にかかわらず、なお従前の例による。
３ この訓令の施行の際現に決裁中の文書の回議に係る取扱いについては、改正後の訓令の規定にかかわらず、なお従前の例による。
附 則（平成28年３月31日教育長訓令第３号）
この訓令は、平成28年４月１日から施行する。
附 則（令和５年12月28日教育長訓令第１号）
この訓令は、令和６年１月１日から施行する。
附 則（令和７年３月31日教育長訓令第１号）
この訓令は、令和７年４月１日から施行する。
様式目次
様式 | 帳票名 | 関係条文 |
第１号様式 | 公告式番号簿 | 第８条第１項 |
第２号様式 | 証明りん議簿 | 第８条第２項 |
第３号様式 | 指令番号簿 | 第８条第３項 |
第４号様式 | 文書受付印 | 第10条第１号 |
第５号様式 | 文書配布簿 | 第10条第１号 |
第６号様式 | 庁内文書受付印 | 第11条第２号 |
第７号様式 | 別途文書保存用紙 | 第13条第４号 |
第８号様式 | 回議書 | 第16条第２項 |
第９号様式 | 特定文書処理簿 | 第17条 |
第10号様式 | 関連文書供覧用紙 | 第19条第９号 |
第11号様式 | 電話来訪応接書 | 第23条 |
第12号様式 | 文書使送簿 | 第30条第１項第２号 |
第13号様式 | 郵送等依頼票 | 第31条第１号 |
第14号様式 | 背表紙 | 第35条第１項第７号 |
第15号様式 | 保存文書索引目次 | 第35条第１項第７号 |
第１号様式
第２号様式
第３号様式
第４号様式
第５号様式
第６号様式
第７号様式
第８号様式
第９号様式
第10号様式
第11号様式
第12号様式
第13号様式
第14号様式
第15号様式