川崎市人事委員会事務局公文書管理規程
B_自治体裁量だが基幹_効率化対象
KPI不明上位法参照あり
- 必要度 (1-100)
- 85 (高)
- 財政負担 (1.0-5.0)
- 2
- 規制負担 (1.0-5.0)
- 1 (軽)
- 政策効果 (1.0-5.0)
- 3
- 判定理由
- 公文書管理法及び地方公務員法の趣旨に基づき、行政の透明性と継続性を維持するために不可欠な内部規定である。ただし、自治体独自の裁量範囲が広く、事務能率向上のためのデジタル化の徹底が効率化の鍵となる。
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川崎市人事委員会事務局公文書管理規程
平成15年３月31日人委訓令第１号 (2003-03-31)
○川崎市人事委員会事務局公文書管理規程
平成15年３月31日人委訓令第１号
川崎市人事委員会事務局公文書管理規程
（趣旨）
第１条 この規程は、別に定めるもののほか、川崎市人事委員会事務局（以下「事務局」という。）における公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
（公文書取扱いの原則）
第２条 公文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑に行われ、事務能率の向上に資するように努めなければならない。
（用語の定義）
第３条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(１) 公文書 事務局の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することのできない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）をいう。
(２) 所管課 調査課及び任用課をいう。
(３) 所管課長 前号の所管課の長をいう。
(４) 文書主管課長 調査課長をいう。
(５) 文書管理システム 公文書の作成、管理等を行うための電子情報処理組織をいう。
（文書主管課長の職務）
第４条 文書主管課長は、事務局における文書事務の一般を統括するとともに、事務局に到達する公文書の収受、配布及び事務局からの公文書の発送並びに公文書の保存の事務を行う。
２ 文書主管課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて所管課長に対し必要な措置を求めることができる。
（所管課長の職務）
第５条 所管課長は、常にその所管課における文書事務の円滑かつ適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。
（文書主任及びその職務）
第６条 所管課に文書主任１名及び文書副主任を置く。
２ 文書主任は、所管課の庶務担当の担当係長をもって充て、文書副主任は、所管課長があらかじめ指名するものとする。
３ 文書主任は、次に掲げる事務を処理する。
(１) 公文書の収受及び配布に関すること。
(２) 公文書の発送に関すること。
(３) 公文書の審査に関すること。
(４) 公文書の整理に関すること。
(５) 文書事務の処理の促進、改善及び指導に関すること。
(６) 文書事務につき他の課との連絡に関すること。
(７) 公文書の処理状況の調査及び完結文書の保存に関すること。
(８) 文書管理システムの円滑な運用に関すること。
(９) その他公文書取扱いに関すること。
４ 文書副主任は、文書主任の事務を補助し、文書主任に事故があるときは、その事務を代行する。
（文書取扱担当者及びその職務）
第７条 所管課における文書管理システム運用の担当者として、前条第３項に規定する文書主任の職務のうち、同条第１号、第２号、第４号、第７号及び第９号の職務を補助するため、所管課に文書取扱担当者を置く。
２ 文書取扱担当者は、所管課長が所属職員の中から指名するものとする。
（文書番号）
第８条 公文書の番号は、暦年によるものを除き毎年４月１日に始まり、翌年３月31日をもって終わるものとする。ただし、軽易な文書にあっては、これを省略することができる。
２ 前項の規定により公文書の番号を付ける場合は、会計年度（以下「年度」という。）の次に、調査課所管の文書にあっては川人委調の記号及び番号を、任用課所管の文書にあっては川人委任の記号及び番号を付けるものとする。
３ 前項に定めるもののほか、地方公務員法（昭和25年法律第261号）第46条の規定に基づく勤務条件に関する措置の要求、同法第49条の２第１項の規定に基づく不利益処分についての審査請求及び公立学校の学校医、学校歯科医及び学校薬剤師の公務災害補償に関する法律（昭和32年法律第143号）第５条第１項の規定に基づく川崎市立学校の学校医、学校歯科医及び学校薬剤師の公務災害補償の審査の請求に係る公文書の番号は、暦年によるものとし、年の次に川人委審の記号及び番号を付けるものとする。
（公示、令達等の番号）
第９条 規則、告示、公告及び訓令の番号は、公告式番号簿により暦年ごとに付けるものとする。
２ 指令及び証明の番号は、所管課において指令番号簿及び証明りん議簿を備え、順次番号を暦年ごとに付けるものとする。
（到達した公文書の取扱い）
第10条 事務局に到達した公文書（直接所管課に到達した公文書を除く。）は、すべて文書主管課において収受し、次により取り扱わなければならない。
(１) 人事委員会、委員及び事務局長あての公文書並びに封皮の表示のみによっては配布先が明確でない公文書は、これを開封し、封皮に文書受付印（第１号様式）を押し、所管課に配布する。この場合、記録を必要とするものについては文書配布簿に登載のうえ、配布するものとする。
(２) 前号に該当しない公文書は、これを開封しないで所管課に配布する。
(３) 親展文書は、封皮に文書受付印を押し、親展文書配布簿に登載のうえ、委員あてのものは調査課長に、その他のものは受信人に配布する。
(４) 開封された公文書で郵便切手、証券等が同封されているものは、金品交付簿に登載のうえ、所管課に配布する。
(５) 訴訟、審査請求その他到着日時が権利の得喪に関係のある公文書は、収受した時刻を明記し、取扱者の印を押したうえ、所管課に配布する。
(６) 電報は、電報配布簿に登載のうえ、直ちに受信人に配布する。
(７) 書留郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律（平成14年法律第99号。以下「信書便法」という。）第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第２項に規定する信書便の役務のうち書留郵便に準ずるものは、封皮に文書受付印を押し、書留等配布簿に登載のうえ、所管課に配布する。
（所管課における収受公文書の取扱い）
第11条 前条の規定により所管課に配布された公文書及び所管課に直接到達した公文書は、次により取り扱わなければならない。
(１) 開封されていない公文書はすべて開封する。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
ア 親展文書
イ 開封が不適当と認められる文書
(２) 処理経過を明らかにする必要のあるものは、その余白又は封皮等に、第８条第２項に規定するものにあっては所管課文書受付印（第２号様式）を押し、第13条に規定する収受登録をした後処理し、第８条第３項に規定するものにあっては公平審査関係文書受付印（第３号様式）を押し、公平審査文書処理簿に必要事項を登載後処理する。
(３) 前号の規定にかかわらず、定例的なもの又は軽易なものは、一定の帳票を用いて処理することができる。
(４) 訴訟、審査請求その他到達日時が権利の得喪に関係のある文書は、収受した時刻を明記し、取扱者の印を押す。
(５) 文書で重要と認められるもの又は上司の指揮により処理する必要があると認められるものは課長に、その他のものは担当主査又は受信人に配布する。
(６) 次に掲げる文書で軽易なものについては、適宜の帳票等を用いて処理することができる。
ア 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物
イ 案内書その他これに類するもの
ウ 郵便物、信書便法第２条第３項に規定する信書便物又は貨物運送によって到達した物で個人あてのもの
（通信回線を利用した収受及び配布）
第12条 前２条の規定にかかわらず、収受及び配布の処理は、通信回線を利用して行うことができる。
２ 通信回線を利用して収受した電磁的記録（処理経過を明かにする必要のあるものに限る。）は、次条に規定する収受登録をした後、処理するものとする。ただし、定例的なもの又は軽易なものは、一定の帳票を用いて処理することができる。
３ 通信回線を利用して電磁的記録を収受した場合、紙に出力し、記録したもので収受の処理をすることができる。この場合において、当該電磁的記録は、特に軽易なものを除き、川崎市人事委員会事務局公文書分類表の定めるところにより、必要な期間保存しなければならない。
（文書管理システムによる収受登録）
第13条 収受した公文書（以下「収受文書」という。）については文書管理システムによる登録（以下「収受登録」という。）を行う場合、次に定める方法により行うものとする。
(１) 収受日等の必要な事項及び収受文書を登録し、収受番号を取得すること。
(２) 電磁的記録でない収受文書の場合は、所管課文書受付印又は公平審査関係文書受付印の番号欄に収受番号を記載すること。
(３) 電磁的記録でない収受文書は、電磁的記録に変換のうえ、第１号の登録を行い、収受番号を取得すること。
(４) 電磁的記録でない収受文書が、大量である等の理由により、前号の変換になじまない場合は、収受日等の必要な事項のみを登録し、収受番号を取得すること。ただし、当該収受文書のうち、上司の決裁を得るうえで必要な部分を電磁的記録に変換することができるときは、その部分を変換のうえ、第１号の登録を行い、収受番号を取得すること。この場合において、当該収受文書は、文書管理システムから出力した別途文書保存用紙を表に付して保存するものとし、必要に応じて供覧しなければならない。
(５) 第３号及び前号ただし書の規定による変換の元となった収受文書は、川崎市公文書管理規則（平成13年川崎市規則第20号）第５条の２第１項の規定により電子正本を作成した場合を除き、川崎市人事委員会事務局公文書分類表の定めるところにより、必要な期間保存すること。
（処理の原則）
第14条 公文書の処理は、すべて所管課長が中心となり遅滞なく処理案を備えて回議し、又は回覧し、たえず公文書の迅速な処理を図り、その事案が完結するまでその経過を明らかにするよう留意しなければならない。
（公文書整理の原則）
第15条 公文書は常に整理し、紛失、損傷を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際し、いつでも持ち出しのできるよう準備しておかなければならない。
（保存種別及び保存期間）
第16条 公文書の保存種別及び保存期間は、法令その他別に定めがあるもののほか、次のとおりとする。ただし、特に軽易な公文書については、この限りでない。
第１種 30年
第２種 10年
第３種 ５年
第４種 １年
２ 公文書の保存期間は、公文書の完結した日の属する年度の翌年度の４月１日から起算する。ただし、暦年によるものは完結した日の属する年の翌年の１月１日から起算する。
（公文書分類表）
第17条 公文書の分類及び保存期間は、川崎市人事委員会事務局公文書分類表の定めるところによる。
２ 川崎市人事委員会事務局公文書分類表は、別に定める。
（完結文書の引継ぎ）
第18条 所管課長は、完結した公文書（以下「完結文書」という。）のうち、保存期間が１年を超えるものをその完結した日の属する年度の翌々年度（暦年によるものにあっては、その完結した日の属する年の翌々年）の８月31日までに文書主管課長に引き継がなければならない。
２ 文書主管課長は、前項の規定により引継ぎを受けた完結文書（電磁的記録のうち、文書管理システムを利用して決裁を得たもの及び供覧したもの（以下「電子決裁文書」という。）は除く。）は、川崎市公文書館長（以下「公文書館長」という。）に引き継がなければならない。
３ 第１項の規定にかかわらず、職務の遂行に著しい支障を生ずること等の理由により文書主管課長に引き継ぐことが適当でないと事務局長が承認した完結文書（電子決裁文書は除く。）については、所管課長は引き継がないことができる。
４ 所管課長は、前項の規定により引継ぎを行わなかった完結文書で文書主管課長に引き継がない理由がなくなったものについては、速やかに文書主管課長に引き継がなければならない。
５ 所管課長は、第１項及び前項の規定により引継ぎを行った完結文書以外のものを、文書主管課長はこれらの規定により引継ぎを受けた完結文書のうち、公文書館長に引き継がなかったものを、常に整理し、適正に保存しなければならない。
（引継文書の審査）
第19条 文書主管課長は、前条の規定により引継ぎを受けた完結文書について、成冊及び保存年限の適否につき審査するものとする。
２ 前項の規定により審査した結果、不適当なものがあったときは、所管課に返付し、又は修正の指示をすることができる。
（保存期間経過公文書の廃棄決定等）
第20条 保存期間を経過した公文書は、速やかに廃棄手続をするものとする。
２ 文書主管課長は、前項の規定にかかわらず、保存期間が経過した公文書で更に所管課長から事務処理上、保存期間を延長する必要があると申出があったものについては、事務局長の承認を得て保存期間を延長することができる。
（所管課で保存している文書の廃棄決定等）
第21条 所管課長は、完結文書を毎年７月31日までに調査し、保存期間が経過したものがあるときは、前条第２項に該当するものを除き、速やかに文書管理システムを使用して廃棄対象であることを指定しなければならない。
２ 所管課で保存している完結文書（以下「所管課保存文書」という。）のうち、保存期間が６年以上と定められているものについて、前項の規定による指定をした場合、所管課長は、文書主管課長に当該完結文書を送付するものとする。
３ 第１項の規定による指定があった場合、文書主管課長が、審査を行ったうえ、廃棄を決定しなければならない。
４ 文書主管課長は、前項の規定により廃棄を決定したときは、電子決裁文書及び保存期間が６年以上の文書主管課保存文書並びに第２項の規定により送付を受けた所管課保存文書を速やかに公文書館長に送付しなければならない。
５ 文書主管課長は、前項の規定による送付を行ったときは、文書管理システム内の当該電子決裁文書を消去するものとする。
６ 文書主管課長は、第３項の規定により廃棄を決定したときは、第４項の規定により送付するものを除き、速やかに公文書館長に通知しなければならない。
（公文書館長への完結文書の引継ぎ等）
第22条 公文書館長への完結文書の引継ぎ、公文書館での当該文書の保存その他公文書館における公文書の管理に関し必要な事項は別に定める。
（補則）
第23条 この規程に定めがあるもののほか、事務局における公文書の管理については、市長事務部局における公文書の管理の例による。
２ 前項に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。
附 則
（施行期日）
１ この訓令は、平成15年４月１日から施行する。
（川崎市人事委員会事務局文書管理規程の廃止）
２ 川崎市人事委員会事務局文書管理規程（昭和60年川崎市人事委員会訓令第１号）は、廃止する。
附 則（平成19年９月28日人委訓令第３号）
この訓令は、平成19年10月１日から施行する。
附 則（平成22年３月26日人委訓令第２号）
この訓令は、平成22年４月１日から施行する。
附 則（平成28年３月31日人委訓令第１号）
この訓令は、平成28年４月１日から施行する。
附 則（令和７年３月31日人委訓令第１号）
この訓令は、令和７年４月１日から施行する。
第１号様式
第２号様式
第３号様式