○川崎市教育委員会事務局公文書管理規則
平成13年３月30日教委規則第６号
川崎市教育委員会事務局公文書管理規則
（目的）
第１条 この規則は、別に定めるもののほか、川崎市教育委員会事務局（以下「事務局」という。）における公文書の作成、分類、保存及び廃棄に関する基準その他の公文書の管理に関する必要な事項を定めることにより、公文書の適正な管理を図ることを目的とする。
（定義）
第２条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(１) 公文書 所管課の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子式方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）をいう。
(３) 所管課長 所管課の長その他教育長が指定する者をいう。
(４) 文書主管課長 総務部庶務課長をいう。
(５) 文書管理システム 公文書の作成、管理等を行うための情報処理組織をいう。
（公文書取扱いの原則）
第３条 職員は、公文書をすべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑に行われ、事務能率の向上に資するように努めなければならない。
２ 職員は、事務局がその諸活動を市民に説明する責務を有することを認識し、常に公文書の所在を明確にする等公文書を適正に管理しなければならない。
（公文書の管理体制）
第４条 文書主管課長は、公文書に関する事務（以下「文書事務」という。）を総括する。
２ 所管課長は、常にその所管課における文書事務の円滑かつ適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。
３ 文書事務の処理を促進し、及び文書事務の改善、指導等を行うため、所管課に文書主任を置く。
４ 前項の規定にかかわらず、所管課長は、教育長の承認を得て、文書主任を置かないことができる。この場合、その文書主任の職務は、他の所管課の文書主任に行わせるものとする。
（公文書の作成）
第５条 事案の処理に当たっては、公文書を作成するものとする。ただし、事案が特に軽易なものにあっては、口頭により決裁を受けて処理することができる。
２ 事案の処理と同時に公文書を作成することが困難な場合にあっては、口頭により決裁を受けて処理するものとし、事後速やかに公文書を作成するものとする。
（取得した紙による文書の電子正本化）
第５条の２ 所管課の職員が職務上取得した紙による文書（完結した公文書（以下「完結文書」という。）及び教育長が定めるものを除く。）については、別に定めるところにより、当該文書をスキャナにより読み取る方法により作成した電磁的記録（以下「電子正本」という。）をもって代えることができる。
２ 前項の規定による電子正本の作成に用いた紙による文書については、当該文書の保存期間にかかわらず、第７条第１項ただし書に規定する特に軽易な公文書とみなして保存するものとする。
（公文書の分類）
第６条 公文書は、事務及び事業の性質、内容等に応じて、別に定める基準に基づき系統的に分類し、整理しなければならない。
２ 前項の基準は、これを公にしておかなければならない。
（公文書の保存期間）
第７条 公文書の保存期間は、法令その他別に定めがあるもののほか、
別表に定めるとおりとする。ただし、特に軽易な公文書については、この限りでない。
２ 次の各号に掲げる公文書については、前項本文の保存期間の経過後においても、それぞれ当該各号に定める期間が経過するまでの間、保存期間を延長するものとする。
(１) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(２) 現に係属している訴訟に関係するもの 当該訴訟が終結するまでの間
(３) 現に係属している審査請求に関係するもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して１年間
(５) その他事務処理上保存期間の延長を必要とするもの 当該事務処理上必要とする間
３ 公文書の保存期間は、公文書の完結した日の属する会計年度（以下「年度」という。）の翌年度４月１日から起算する。ただし、暦年で整理する必要があるものは、完結した日の属する年の翌年１月１日からとする。
（完結文書の引継ぎ）
第８条 所管課長は、完結文書のうち、保存期間が１年を超えるものをその完結した日の属する年度の翌々年度（暦年によるものにあっては、その完結した日の属する年の翌々年）に文書主管課長に引き継がなければならない。ただし、電磁的記録のうち、文書管理システムを利用して決裁を得たもの及び供覧したもの（以下「電子決裁文書」という。）以外のものについては、この限りでない。
２ 前項本文の規定にかかわらず、所管課長は、職務の遂行に著しい支障を生ずる等の理由により、文書主管課長に引き継ぐことが適当でないと認める完結文書（電子決裁文書を除く。）で教育長が承認したものについては、引き継がないことができる。
３ 所管課長は、前項の規定により引継ぎを行わなかった完結文書で当該理由のなくなったものについては、速やかに完結文書引継目録２部を添えて文書主管課長に引き継がなければならない。
（公文書館長への完結文書の引継ぎ）
第９条 文書主管課長は、前条第１項及び第３項の規定により引継ぎを受けた完結文書（電子決裁文書を除く。）については、当該引継ぎを受けた日から起算して２箇月以内に完結文書引継目録１部を添えて川崎市公文書館館長に引き継ぐものとする。
（完結文書の保存）
第10条 所管課長は第８条第１項及び第３項の規定により引継ぎを行った完結文書以外の完結文書を、文書主管課長は同条第１項の規定により引継ぎを受けた電子決裁文書を、常に整理し、保存期間が経過するまでの間（第７条第１項ただし書に規定する特に軽易な公文書にあっては、事務処理上必要な期間）適正に保存しなければならない。
２ 前項の規定により完結文書を保存している所管課長は、保存の必要に応じ、当該完結文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種類の媒体の完結文書を作成することができる。ただし、教育長が定めるものにあっては、この限りでない。
３ 第５条の２第２項の規定は、前項の規定による同一又は他の種類の媒体の完結文書の作成に準用する。この場合において、同条第２項中「前項」とあるのは「第10条第２項本文」と、「電子正本の作成に用いた紙による文書」とあるのは「内容を同じくする同一又は他の種類の媒体の完結文書の作成に用いた完結文書」と読み替えるものとする。
（完結文書の廃棄）
第11条 所管課長及び文書主管課長は、保存期間が経過した完結文書（第７条第１項ただし書に規定する特に軽易な公文書にあっては、事務処理上必要がなくなったもの）について、速やかに廃棄手続をしなければならない。
（文書管理システムによる処理）
第12条 この規則その他の川崎市教育委員会が定める規則等（以下「規則等」という。）の規定により行うこととされている公文書の管理に関する事務について、文書管理システムを利用することができる場合（教育長が認める電子情報処理組織を使用して公文書の管理に関する事務を行うときを除く。）は、原則として、当該文書管理システムにより行うものとする。
２ 規則等の規定により作成することとされている書類等（書類、調書その他文字、図形等人の知覚によって認識することができる情報が記録された紙その他の有体物をいう。）については、当該書類等に記載すべき事項を記録した電磁的記録（文書管理システムによる情報処理の用に供されるものに限る。）をもって代えることができる。
（教育機関への準用）
第13条 この規則は、学校その他の教育機関の公文書の取扱いについて準用する。
（その他必要な事項）
第14条 この規則に定めるもののほか必要な事項は、教育長が別に定める。
附 則
（施行期日）
１ この規則は、平成13年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ この規則の施行の際現に保存されている完結文書は、この規則の規定により保存されている完結文書とみなす。
附 則（平成14年３月20日教委規則第８号）
この規則は、平成14年４月１日から施行する。
附 則（平成15年３月31日教委規則第８号）
この規則は、平成15年４月１日から施行する。
附 則（平成17年３月31日教委規則第11号）
この規則は、平成17年４月１日から施行する。
附 則（平成21年３月13日教委規則第３号）
この規則は、平成21年４月１日から施行する。
附 則（平成22年３月30日教委規則第５号抄）
（施行期日）
１ この規則は、平成22年４月１日から施行する。
附 則（平成27年12月25日教委規則第13号）
この規則は、平成28年１月１日から施行する。
附 則（平成28年３月30日教委規則第５号抄）
（施行期日）
１ この規則は、平成28年４月１日から施行する。
附 則（令和５年３月31日教委規則第８号）
（施行期日）
１ この規則は、令和５年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ この規則の施行の日前に川崎市個人情報の保護に関する法律施行条例（令和４年川崎市条例第76号）附則第２項の規定による廃止前の川崎市個人情報保護条例（昭和60年川崎市条例第26号）第16条第１項又は第４項の規定による開示の請求があった公文書に係るこの規則による改正前の規則の規定による保存期間の延長については、なお従前の例による。
附 則（令和７年３月31日教委規則第９号）
この規則は、令和７年４月１日から施行する。
別表（第７条関係）
種別 | 区分 | 保存期間 |
１ | １ 教育行政の総合企画及び運営に関する基本方針の決定に係る公文書 ２ 特に重要な事務及び事業の計画の樹立及び実施に係る公文書 ３ 条例、規則、訓令及び特に重要な通達、要綱等の制定及び改廃に係る公文書 ４ 告示、公告、公表、公示送達その他公示に係る公文書で特に重要なもの ５ 市議会関係の公文書で特に重要なもの ６ 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に係る公文書で重要なもの ７ 附属機関等に対する諮問及び附属機関等からの答申に係る公文書で特に重要なもの ８ 請願、陳情、要望等に係る公文書で特に重要なもの ９ 審査請求、訴訟等に係る公文書で重要なもの 10 通知、催告、申請、届出、報告及び進達に係る公文書のうち将来の例証となるもので重要なもの 11 許可、免許、承認、取消し等の行政処分に係る公文書で特に重要なもの 12 行政代執行に係る公文書で重要なもの 13 職員の任免及び賞罰に係る公文書 14 特に重要な儀式、表彰及び行事に係る公文書 15 予算の編成及び執行並びに決算に係る公文書で特に重要なもの 16 契約、協定等に係る公文書で特に重要なもの 17 公有財産の取得、管理、処分等に係る公文書で特に重要なもの 18 補助金の申請及び交付に係る公文書で特に重要なもの 19 寄附又は贈与の受納に係る公文書で特に重要なもの 20 調査研究、統計等に係る公文書で特に重要なもの 21 工事施行図書等で特に重要なもの 22 台帳、原簿等で特に重要なもの 23 前各項に掲げる公文書に類するものその他30年保存とする必要がある公文書 | 30年 |
２ | １ 重要な事務及び事業の計画の樹立及び実施に係る公文書 ２ 重要な通達、要綱等の制定及び改廃に係る公文書 ３ 告示、公告、公表、公示送達その他公示に係る公文書で重要なもの ４ 市議会関係の公文書で重要なもの ５ 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に係る公文書 ６ 附属機関等に対する諮問及び附属機関等からの答申に係る公文書で重要なもの ７ 請願、陳情、要望等に係る公文書で重要なもの ８ 審査請求、訴訟等に係る公文書 ９ 通知、催告、申請、届出、報告及び進達に係る公文書で将来の例証となるもの 10 許可、免許、承認、取消し等の行政処分に係る公文書で重要なもの 11 行政代執行に係る公文書 12 重要な儀式、表彰及び行事に係る公文書 13 予算の編成及び執行並びに決算に係る公文書で重要なもの 14 金銭の出納に関する証拠書類 15 契約、協定等に係る公文書で重要なもの 16 公有財産の取得、管理、処分等に係る公文書で重要なもの 17 補助金の申請及び交付に係る公文書で重要なもの 18 貸付金に係る公文書で重要なもの 19 寄附又は贈与の受納に係る公文書で重要なもの 20 損失補償及び損害賠償に係る公文書 21 調査研究、統計等に係る公文書で重要なもの 22 工事施行図書等で重要なもの 23 台帳、原簿等で重要なもの 24 前各項に掲げる公文書に類するものその他10年保存とする必要がある公文書 | 10年 |
３ | １ 事務及び事業の計画の樹立及び実施に係る公文書 ２ 通達、要綱等の制定及び改廃に係る公文書 ３ 告示、公告、公表、公示送達その他公示に係る公文書 ４ 市議会関係の公文書 ５ 附属機関等に対する諮問及び附属機関等からの答申に係る公文書 ６ 請願、陳情、要望等に係る公文書 ７ 許可、免許、承認、取消し等の行政処分に係る公文書 ８ 係長以上の職員の事務引継に係る公文書 ９ 儀式、表彰及び行事に係る公文書 10 予算の編成及び執行並びに決算に係る公文書 11 契約、協定等に係る公文書 12 公有財産の取得、管理、処分等に係る公文書 13 補助金の申請及び交付に係る公文書 14 貸付金に係る公文書 15 寄附又は贈与の受納に係る公文書 16 調査研究、統計等に係る公文書 17 工事施行図書等 18 台帳、原簿等 19 前各項に掲げる公文書に類するものその他５年保存とする必要がある公文書 | ５年 |
４ | １ 事務及び事業の実施に係る公文書で軽易なもの ２ 告示、公告、公表、公示送達その他公示に係る公文書で軽易なもの ３ 市議会関係の公文書で軽易なもの ４ 予算の編成及び執行並びに決算に係る公文書で軽易なもの ５ 契約、協定等に係る公文書で軽易なもの ６ 公有財産の管理に係る公文書で軽易なもの ７ 寄附又は贈与の受納に係る公文書で軽易なもの ８ 調査研究、統計等に係る公文書で軽易なもの ９ 工事施行図書等で軽易なもの 10 台帳、原簿等で軽易なもの 11 前各項に掲げるもののほか、種別１から３までに属しない公文書 | １年 |