川崎市消防局公文書管理規程
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- 公文書管理は行政運営の基盤であり、情報公開制度を支える実務インフラとして高い必要性を持つ。しかし、規程の内容は紙媒体を前提とした煩雑な手続きが多く、デジタル化時代における行政効率の観点から大幅な簡素化の余地がある。
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川崎市消防局公文書管理規程
昭和61年８月29日消防局訓令第10号 (1986-08-29)
○川崎市消防局公文書管理規程
昭和61年８月29日消防局訓令第10号
川崎市消防局公文書管理規程
目次
第１章 総則（第１条～第10条の３）
第２章 公文書の収受及び配布（第11条～第12条の３）
第３章 公文書の処理（第13条～第22条）
第４章 公文書の浄書及び施行（第22条の２～第25条）
第５章 公文書の整理、編さん及び保存（第26条～第36条）
第６章 完結文書の廃棄等（第37条～第41条）
第７章 補則（第41条の２～第43条）
附則
第１章 総則
（趣旨）
第１条 この規程は、別に定めるもののほか、川崎市消防局（以下「局」という。）及び川崎市消防署（以下「署」という。）における公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
（公文書取扱いの原則）
第２条 職員は、公文書をすべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑に行われ、事務能率の向上に資するように努めなければならない。
２ 職員は、局及び署がその諸活動を市民に説明する責務を有することを認識し、常に公文書の所在を明確にする等公文書を適正に管理しなければならない。
（定義）
第３条 この規程において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(１) 公文書 局及び署の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）をいう。
(２) 庁内文書 局、部、課、議会及び本市機関相互において発送し、又は収受する公文書をいう。
(３) 庁外文書 庁内文書以外の公文書で、発送するもの又は収受したものをいう。
(４) 所管課 川崎市消防局の組織に関する規則（昭和38年川崎市規則第47号）第４条に規定する課（課に相当する隊及び部に属する担当を含む。）並びに川崎市消防本部及び消防署の設置等に関する条例（昭和38年川崎市条例第30号）第４条に規定する署をいう。
(５) 所管課長 前号の所管課の長をいう。
(６) 出張所 川崎市消防署の組織に関する規程（昭和53年消防局訓令第９号）第７条に規定する消防出張所をいう。
(７) 文書主管課 総務部庶務課をいう。
(８) 文書主管課長 文書主管課の長をいう。
(９) 文書管理システム 公文書の作成、管理等を行うための情報システムをいう。
(10) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律（平成12年法律第102号）第２条第１項に規定する電子署名
（文書主管課長の職務）
第４条 文書主管課長は、公文書に関する事務（以下「文書事務」という。）を総括するとともに、局に到達する公文書の収受、配布及び保存の事務を行う。
２ 文書主管課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて所管課長に対し必要な措置を求めることができる。
（所管課長の職務）
第５条 所管課長は、常に当該所管課における文書事務の円滑適正な処理に留意しその促進に努めなければならない。
（文書主任等及びその職務）
第６条 所管課に文書主任及び文書副主任を置く。
２ 文書主任は、１名とし、所管課長が所属職員の中から庶務担当の係長（課長補佐及び係長に相当する職を含む。）を指名するものとする。
３ 文書主任は、次に掲げる事務を処理する。
(１) 公文書の収受及び配布に関すること。
(２) 公文書の発送に関すること。
(３) 公文書の審査に関すること。
(４) 公文書の整理に関すること。
(５) 文書事務の処理の促進、改善及び指導に関すること。
(６) 文書事務につき他の課署との連絡に関すること。
(７) 公文書の処理状況の調査及び完結文書の保存に関すること。
(８) 文書管理システムの円滑な運用に関すること。
(９) その他公文書の取扱いに関すること。
４ 文書副主任は、所管課長が所属職員の中から指名するものとする。
５ 文書副主任は、文書主任の事務を補助し、文書主任に事故があるときは、その事務を代行する。
（文書取扱担当者及びその職務）
第６条の２ 所管課における文書管理システム運用に係る文書主任の事務を補助するため、所管課に文書取扱担当者を置く。
２ 文書取扱担当者は、所管課長が所属職員の中から指名するものとする。
（公文書の処理に必要な帳簿等）
第７条 公文書の処理のため備え付ける帳票等は、次のとおりとする。
(１) 文書主管課に備え付ける帳票等
文書配布簿
書留等配布簿
文書受付印
(２) 所管課に備え付ける帳票等
公告式番号簿（総務部庶務課に限る。）
証明りん議簿（文書主管課、総務部の人事課、予防部の予防課、保安課及び署に限る。）
指令番号簿（文書主管課、総務部の人事課、予防部の予防課、査察課、保安課及び署に限る。）
特定文書処理簿
庁内文書受付印
(３) 出張所に備え付ける帳票等
特定文書処理簿
庁内文書受付印
(４) 一般共通帳票等
回議書
電話来訪応接書
背表紙
保存文書索引目次
２ 前項の規定にかかわらず所管課長において必要と認めるときは、文書主管課長の承認を得て公文書の処理のため適宜の帳票等を用いることができる。
（文書番号）
第８条 公文書には、会計年度（以下「年度」という。）、記号及び番号からなる文書番号を付けなければならない。だだし、軽易な公文書にあっては、これを省略することができる。
（例） 13川消庶第 号
２ 前項の年度は、当該年度の数字により表記するものとする。ただし、これにより難いものは、暦年の数字によることができる。
３ 記号は、川崎市、消防局及び所管課の頭文字によるものとする。ただし、文書管理上必要があると文書主管課長が認めたときは、業務内容を示す文字を付加することができる。
４ 番号は、年度ごとに付けるものとする。ただし、年度により難いものは、暦年ごとに付けることができる。
５ 年間を通じて件数が多数あり、かつ、処理方法が定型的な同種の公文書については、同一の文書番号を用い、枝番号によりその区別を明らかにして処理すること（以下「特定文書処理」という。）ができる。
（例） 15川消庶第１号―１ 15川消庶第１号―２ 15川消庶第１号―３
（公示、令達等の番号）
第９条 消防長が発する告示、公告及び訓令の番号は、総務部庶務課において、公告式番号簿により暦年ごとに付けるものとする。
（例） 川崎市消防局告示第 号 川崎市消防局公告第 号
２ 証明文書の番号は、所管課において、証明りん議簿により年度ごとに付けるものとする。ただし、年度により難いものは、暦年ごとに付けることができる。
（例） 川崎市証明消庶第 号
３ 指令文書の番号は、所管課において、指令番号簿により年度ごとに付けるものとする。ただし、年度により難いものは、暦年ごとに付けることができる。
（例） 川崎市指令消庶第 号
（公文書の作成）
第10条 事案の処理に当たっては、公文書を作成するものとする。ただし、事案が特に軽易なものにあっては、口頭により決裁を受けて処理することができる。
２ 事案の処理と同時に公文書を作成することが困難な場合にあっては、口頭により決裁を受けて処理するものとし、事後速やかに公文書を作成するものとする。
（左横書きの原則）
第10条の２ 公文書は、すべて左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(１) 法令等の規定により横書きにすることができないもの
(２) 毛筆を用いるものその他で横書きを不適当とするもの
(３) 前２号のほか消防局長（以下「局長」という。）において、横書きにすることが不適当であると認めるもの
（取得した紙による文書の電子正本化）
第10条の３ 所管課の職員が職務上取得した紙による文書（完結した公文書（以下「完結文書」という。）及び局長が定めるものを除く。）については、別に定めるところにより、当該文書をスキャナにより読み取る方法により作成した電磁的記録（以下「電子正本」という。）をもって代えることができる。
２ 前項の規定による電子正本の作成に用いた紙による文書については、当該文書の保存期間にかかわらず、第30条第１項ただし書きに規定する特に軽易な公文書とみなして保存するものとする。
第２章 公文書の収受及び配布
（到達した公文書の取扱い）
第11条 局に到達した公文書（直接所管課に到達した公文書を除く。）は、すべて文書主管課において収受し、次により取り扱わなければならない。
(１) 局長及び局あての公文書並びに封皮の表示のみによっては配布先の明確でない公文書は、これを開封し、封皮に文書受付印を押して所管課に配布する。この場合において、記録を必要とするものについては、文書配布簿に登載の上、配布するものとする。
(２) 前号に該当しない公文書は、これを開封せず、直接所管課に配布する。
(３) 親展文書は、封皮に文書受付印を押し、文書配布簿に登載の上、局長及び部長あてのものは文書主管課長に、その他のものは受信人に配布する。
(４) 開封された公文書で郵便切手又は証券等が同封されているものは、文書配布簿に登載の上、所管課に配布する。
(５) 訴訟、不服申立てその他到着した日時が権利の得喪に関係のある公文書は、収受した時刻を明記し、取扱者がこれに証印し、所管課に配布する。
(６) 電報は、文書配布簿に登載の上、直ちに受信人に配布する。
(７) 書留郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律（平成14年法律第99号。以下「信書便法」という。）第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第２項に規定する信書便（以下「信書便」という。）の役務のうち書留郵便に準ずるものは、封皮に文書受付印を押し、書留等配布簿に登載の上、所管課に配布する。
(８) ２以上の所管課に関係のある公文書は、その関係の最も多い所管課に配布し、その関係の軽重が決め難いときは、関係課で協議する。
２ 前項各号の規定は、署の予防課に準用する。
（所管課に配布された公文書の取扱い）
第12条 直接所管課に到達した公文書及び前条の規定により配布された公文書は、次により整理しなければならない。
(１) すべて開封すること。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
ア 親展文書
イ 開封を不適当と認められる文書
(２) 処理経過を明らかにする必要のあるものは、その余白又は封皮に庁内文書受付印を押し、第12条の３に規定する収受登録をした後、処理するものとする。ただし、定例的なもの若しくは軽易なもの又は特定文書処理を行うものは、一定の帳票を用いて処理することができる。
(３) 電報、入札書、訴訟、不服の申立てその他到達した日時が権利の得喪に関係のある公文書は、庁内文書受付印の下に収受した時刻を記入し、取扱者の印を押すものとする。
(４) 公文書で重要と認められるもの又は上司の指揮により処理する必要があると認められるものは所管課長に、その他のものは担当の係長（課長補佐及び係長に相当する職を含む。）又は受信人に配布する。
(５) 次に掲げる公文書で軽易なものについては、適宜の帳票等を用いて処理することができる。
ア 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物
イ 案内書その他これに類するもの
ウ 郵便物、信書便法第２条第３項に規定する信書便物又は貨物運送によって到達した物で個人あてのもの
(６) 前条の規定により配布された公文書で、その所管に属しないものは、理由（口頭又は文書）を付けて文書主管課長に返付しなければならない。
２ 前項各号の規定は、出張所に準用する。
（通信回線を利用した収受及び配布）
第12条の２ 第11条から前条までの規定にかかわらず、収受及び配布の処理は、通信回線を利用して行うことができる。
２ 通信回線を利用して収受した電磁的記録（処理経過を明らかにする必要のあるものに限る。）は、次条に規定する収受登録をした後、処理するものとする。ただし、定例的なもの又は軽易なものは、一定の帳票を用いて処理することができる。
３ 通信回線を利用して電磁的記録を収受した場合、紙に出力し、記録したもので収受の処理をすることができる。この場合において、当該電磁的記録は、特に軽易なものを除き、川崎市消防局公文書分類表の定めるところにより必要な間保存しなければならない。
（文書管理システムによる収受登録）
第12条の３ 収受した公文書（以下「収受文書」という。）について文書管理システムによる登録（以下「収受登録」という。）を行う場合、次に定める方法により行うものとする。
(１) 収受日等の必要な事項及び収受文書を登録し、収受番号を取得すること。
(２) 電磁的記録でない収受文書の場合は、庁内文書受付印の番号欄に収受番号を記載すること。
(３) 電磁的記録でない収受文書は、電磁的記録に変換の上、第１号の登録をすること。
(４) 電磁的記録でない収受文書が、大量である等の理由により、前号の変換になじまない場合は、収受日等の必要な事項のみを登録し、収受番号を取得すること。ただし、当該収受文書のうち、上司の決裁を得る上で必要な部分を電磁的記録に変換することができるときは、その部分を変換の上、第１号の登録を行い、収受番号を取得すること。この場合、当該収受文書は、文書管理システムから出力した別途文書保存用紙を表に付して保存するものとし、必要に応じて供覧しなければならない。
(５) 第３号及び前号ただし書の規定による変換の元となった収受文書は、川崎市消防局公文書分類表の定めるところにより必要な期間保存すること。
第３章 公文書の処理
（処理の原則）
第13条 公文書の処理は、すべて所管課長が中心となり遅滞なく処理案を備えて回議し、又は回覧し、絶えず公文書の迅速な処理を図り、その事案が完結するまでその経過を明らかにするよう留意しなければならない。
（文書管理システムによる処理）
第13条の２ この規定により行うこととされている公文書の管理に関する事務について、文書管理システムを利用することができる場合は、原則として、当該文書管理システムにより行うものとする。
２ 前項の場合において、作成することとされている書類等（書類、調書その他文字、図形等人の知覚によって認識することができる情報が記録された紙その他の有体物をいう。）については、当該書類等に記載すべき事項を記録した電磁的記録（文書管理システムの用に供されるものに限る。）の作成をもって、当該書類等の作成に代えることができる。
（重要な公文書の供覧）
第14条 収受文書のうち市長又は副市長の閲覧に供する必要がある重要な公文書で上司の指揮を受けて処理する必要があると認められるものは、その理由を簡明に記載し、直ちに上司の閲覧に供しなければならない。
（起案）
第15条 第10条の規定に基づき、公文書を作成するとき（局長が認める電子情報処理組織を使用して起案するときを除く。）は、原則として文書管理システムにより処理するものとする。この場合、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により行うものとする。
(１) 起案文書の全部を容易に電磁的記録にすることができる場合 電子決裁起案（電子決裁（電子的な方法により回議し、決裁を得ることをいう。以下同じ。）を行うための起案をいう。以下同じ。）
(２) 前号の場合以外の場合 紙決裁起案（紙決裁（文書により回議し、決裁を得ることをいう。以下同じ。）を行うための起案をいう。以下同じ。）
２ 電子決裁起案においては、起案文書の全部を文書管理システムに登録し、紙決裁起案においては、文書管理システムから回議書を出力するものとする。
（一定の簿冊等による起案）
第15条の２ 前条第１項の規定にかかわらず、定例的なもの若しくは軽易なもの又は特定文書処理を行うものにあっては、文書管理システムによる起案によらず、一定の簿冊、帳票等により起案することができる。
（余白処理）
第15条の３ 第15条第１項の規定にかかわらず、収受文書で定例的なもの又は軽易なものは、文書管理システムによらず、当該収受文書の余白に処理案を朱書して起案することができる。ただし、公文書の施行を行うもので文書管理システムで取得する文書番号を付ける必要のないもの及び公文書の施行を行わないものに限る。
（起案文書の作成）
第15条の４ 前３条の規定により起案をするに当たっては、次に定めるところにより行うものとする。
(１) 起案者は、起案年月日、記号、番号、類目、保存期間等必要な事項を公文書の所定の欄（前条の規定による起案をする場合を除く。）に表示しなければならない。
(２) 決裁を要する公文書には、川崎市事務決裁規程（昭和41年川崎市訓令第８号）及び川崎市消防局事務決裁規程（平成11年消防局訓令第10号）その他法令等（以下「決裁規程等」という。）の定めるところによる決裁区分を、公文書の所定の欄（前条の規定による起案をする場合にあっては、収受文書の上部）に表示（第15条の２及び前条の規定による起案をする場合にあっては朱書）をしなければならない。
(３) 文体、用語、用字、配字等については、川崎市公用文に関する規程（昭和36年川崎市訓令第３号）によるものとする。
(４) 起案する公文書は、件名を付け（第15条の２（特定文書処理の場合は除く。）及び前条の規定による起案をする場合は除く。）、処理の理由、経過及び結論を箇条書にする等留意し、必要のあるときは関係法令、関係公文書又は参考資料を添付するものとする。
(５) 関連事項は、支障のない限り一括して起案するものとする。
(６) ２以上の課に関係があるときは、最も関係のある課で起案し、他の課に合議するものとする。
(７) 合議の順序については、関係の最もある課を先にし、所定の欄にそれを表示するものとする。ただし、電子決裁起案による場合はこの限りでない。
(８) 同一事案で決裁を重ねるものは、その完結に至るまで関係する決裁済公文書又は供覧済公文書（以下「関連文書」という。）を添付するものとする。ただし、要領を記して添付を省略することができるものは、この限りでない。
(９) 電子決裁起案による場合で、関連文書が紙であるため、前号の規定による添付ができないときは、文書管理システムに別途供覧文書がある旨を登録して関連文書供覧用紙を出力し、これを当該関連文書の表に付して回議しなければならない。
(10) 電子決裁起案による場合を除き、加除訂正をしたときは、その箇所に訂正者の認印をするものとする。
(11) 急を要するもの又は説明を要するものは起案者又はその上司が起案文書又はその写しを持参するものとし、機密に属するものは「秘」の字を公文書の施行上の注意欄等適当な箇所に表示（第15条の２及び前条の規定による起案をする場合にあっては、朱書）をし、なお必要があるときは封筒に入れる等の配慮をし、紛失のおそれのあるものには台紙を付けるものとする。
(12) 庁外文書の施行名義者欄には、市長その他法令の規定により職務権限を有する者の職氏名を記載すること。ただし、通知、事務連絡等軽易と認められるものについては、所管部局長又は所管課長の職氏名を用いることができる。
(13) 官公署あてに発送する公文書のあて名及び施行名義者欄には、職名のみを記載し、氏名を省略することができる。
(14) 庁内文書のあて名及び施行名義者欄には、所管部局長又は所管課長の補職名のみを記載するものとする。ただし、必要と認められるものは、この限りでない。
(15) 施行する公文書には、当該公文書に係る事務を担当する局部課等の名称を当該公文書の末尾に「かっこ」で表示すること。ただし、公示文、令達文その他事務担当課等を表示しないことが適当と認められる公文書については、この限りでない。
(16) 起案者が回議を開始する場合、電子決裁起案にあっては回議開始の登録を、それ以外にあっては文書の所定欄に認印をしなければならない。
第16条 削除
（合議文書の取扱い）
第17条 合議を受けた事項について異議のないときは、次条に定める方法により承認を行った上、直ちに回付しなければならない。
２ 合議を受けた事項について異議のあるときは、所管課長に協議し、なお意見が相違して協議が一致しないときは、双方の意見を具し、上司の決裁を受けなければならない。
３ 合議をした事項でその後起案の趣旨が変更又は否定されたものは、その旨を合議済みの関係所管課長に通知しなければならない。
４ 特に重要若しくは異例な事項又は急を要する事項その他必要と認められる事項は、関係所管課長の参集を求めて協議し、全員の同意をもってその合議に代えることができる。
（回議）
第18条 回議を受けた者は、次の各号に定める区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により承認を行うものとする。
(１) 電子決裁 文書管理システムにおいて承認の意思を登録すること。第15条の４第９号の規定に該当する場合は、別途供覧文書の内容を確認した上で登録すること。
(２) 紙決裁 文書の所定の欄に認印をすること。
２ 電子決裁の場合において、所管課長がやむを得ない事情があると認めるときは、回議の途中から紙決裁に変更することができる。
３ 前項の規定により紙決裁に変更するときは、変更前の承認の状況が表示された回議書その他の起案文書を文書管理システムから出力し、これを回議するものとする。この場合において、所管課長は、当該回議書の所定の欄に認印をしなければならない。
４ 前項の場合において、文書管理システム上承認を得ていた回議者への回議は省略することができる。ただし、専決の権限を有する者への回議は省略できないものとする。
５ 前各項の規定により決裁を得たときは、文書管理システムヘの決裁日の登録、公文書への決裁日の記載等の方法により意思決定の日付を明らかにしておかなければならない。
（代決、代理及び後閲）
第19条 回議を受けた者が不在の場合は、次により処理するものとする。
(１) 決裁又は専決の権限を有する者（以下「決裁責任者」という。）が不在の場合は、決裁規程等の定めるところにより代決することができる。この場合において、電子決裁にあっては代決する旨を登録し、紙決裁にあっては認印したものの右上部に「代」と朱書きするものとする。
(２) 決裁責任者以外の者が不在の場合は、川崎市消防局の組織に関する規則第９条に及び川崎市消防署の組織に関する規程第８条により代理することができる。この場合において、電子決裁にあっては代理する旨を登録し、紙決裁にあっては認印したものの右上部に「代」と朱書きするものとする。
(３) 決裁責任者以外の者が不在の場合において、緊急に処理する必要がある公文書で前号の規定により代理することができないときは、電子決裁にあっては後閲とする旨を登録し、紙決裁にあっては認印をすべき箇所の上部に「後閲」と表示することにより回議することができる。
２ 前項各号の規定により処理した場合においては、事後速やかに、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める措置をとらなければならない。
(１) 代決により処理した場合 電子決裁にあっては決裁責任者は文書管理システムにおいて当該公文書の内容を確認し、紙決裁にあっては起案者は重要と認められるものについて決裁責任者の認印を受けること。
(２) 代理により処理した場合 電子決裁にあっては不在であった者は文書管理システムにおいて当該公文書の内容を確認し、紙決裁にあっては代理した者はその趣旨を上司に報告すること。
(３) 後閲により処理した場合、電子決裁にあっては不在であった者は文書管理システムにおいて当該公文書の内容を確認し、紙決裁にあっては起案者は不在であった者の認印を受けること。
（電話又は口頭による照会等の取扱い）
第20条 電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、電話来訪応接書にその要領を記してこの章の規定に準じて処理しなければならない。
（事後の公文書の作成）
第21条 第10条第２項の規定に基づき事後に公文書を作成するときは、この章の規定に準じて行うものとする。
（電子正本化等の対象とならない文書）
第21条の２ 第10条の３第１項及び第32条第６項に規定する局長が定めるものは、次に掲げる公文書とする。
(１) 電子正本化等により保存の方法に係る法令等の規定に抵触するもの
(２) 電子正本化等により原本としての効力を有しなくなるおそれがあるもの
(３) 現に係属している訴訟、審査請求その他の争訟に関係するもの
(４) 歴史的文化的価値があると認められるもの
（完結文書の処理）
第22条 完結文書は、速やかに文書主任に引き継がなければならない。ただし、電磁的記録は、この限りでない。
第４章 公文書の浄書及び施行
（浄書及び照合）
第22条の２ 浄書した公文書は、決裁済公文書と照合するものとする。
２ 前項の場合において、浄書及び照合をした者は、回議書に認印をするものとする。ただし、電子決裁文書については、この限りでない。
（公印の押印）
第22条の３ 施行する文書のうち、次の各号に掲げるものは、川崎市公印規則（昭和39年川崎市規則第６号）の定めるところにより公印の押印を受けなければならない。
(１) 法令等の規定により公印の押印が義務付けられている文書
(２) 権利又は義務に重大な影響を及ぼす文書
(３) 特定の事実を証明する文書
(４) 前各号に掲げるもののほか、所管課長が特に必要と認める文書
２ 公印の押印をするときは、次に定めるところによる。
(１) 前項各号に掲げる文書で２枚以上のものにあっては、契印すること。
(２) 施行する文書と決裁済公文書（電子決裁文書（文書管理システムを利用して決裁を得たもの及び、供覧したものをいう。以下同じ。）を除く。）にあっては、特に必要と認められる場合に限り、割印すること。
（電子署名）
第22条の４ 施行する電磁的記録のうち、前条第１項各号に掲げる文書に係るものについては、電子署名を行わなければならない。
（発送事務の統一）
第23条 公文書の発送は、所管課において行う。ただし、特別に必要のある場合は、この限りでない。
（発送公文書の取扱い）
第24条 発送を要する公文書は、次により処理しなければならない。
(１) 庁内文書は、文書主管課の文書集配箱を利用して連絡すること。ただし、急を要するものその他特に必要があると認められるものは、この限りでない。
(２) 庁外文書は、郵便、信書便又は貨物運送によって発送する文書及び使送文書に分けて処理すること。
２ 前項の規定にかかわらず、公文書は、通信回線を利用して発送することができる。この場合の手続については、総務企画局長が別に定めるもののほか、局長が定める。
（公示及び令達の手続）
第25条 消防長が行う公示及び令達（指令を除く。）の手続きは、総務部庶務課長が行うものとする。
第５章 公文書の整理、編さん及び保存
（公文書の整理の原則）
第26条 公文書は、常に整理し、紛失、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際し、いつでも持出しのできるよう準備しておかなければならない。
（担当者の公文書の整理）
第27条 担当者は、常に未処理の公文書（以下「未処理文書」という。）及び完結文書を次により整理しなければならない。
(１) 未処理文書は、一定の場所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(２) 完結文書は、処理経過、分類種別、認印等につきその完否を確認し、不備のものがあるときはその措置を講じ、速やかに文書主任に引き継がなければならない。ただし、電磁的記録は、この限りでない。
（完結文書及び簿冊の整理）
第28条 文書主任は、完結文書の引継ぎを受けたときは、直ちに照査し、次により整理しなければならない。
(１) 編さんは、年度によるものとし、暦年による必要のあるものは、暦年によること。
(２) 事案が２以上の分類にわたる場合は、最も関係の多い分類によること。
(３) 相互に関係がある事案でその保存期間を異にする場合において、同一事案として編さんするのが適当なときは、長期の保存期間とすること。
(４) 同一事案の書類は、文書番号の順、施行月日の順、完結月日の順等一定の基準に基づいて整理すること。
(５) 附属図表等で成冊することが困難なものは、適宜、箱若しくは紙袋に収め、又は結束して別に処理することができる。
(６) １年度分又は１年分を分冊することができる。
(７) 背表紙を用いて成冊し、保存文書索引目次を付けること。この場合において、所定の台帳等で背表紙の必要のないものはこれによらないこととし、第30条第１項の規定による保存種別が第４種に属するもの及び同一帳票のみで成冊されたものは保存文書索引目次を省略することができる。
(８) 編さんの厚さは、８センチメートルを限度とすること。ただし、特に必要があるものは、この限りでない。
２ 前項の規定にかかわらず、翌年度（暦年によるものにあっては、翌年）にわたって整理をせざるを得ない完結文書にあっては、遅くとも第29条に規定する公文書の完結の日の属する年度の翌年度（暦年によるものにあっては、当該公文書の完結の日の属する年の翌年）の８月31日までに整理を完了しておかなければならない。
３ 電子決裁文書については、文書主任の指示の下、第１項第１号から第４号まで及び前項の規定に準じて整理しなければならない。
（公文書の完結）
第29条 公文書の完結の日は、次に定めるところによる。
(１) 公示及び令達文書（指令文書を除く。）は、所定の手続により公布されたとき。
(２) 照会、進達、副申、申請等に係る公文書は、それらに対して回答、通達、許可の指令等が発送され、又は到達したとき。ただし、さらに再照会、不服の申立てその他の処理を必要とする場合は、それらの処理が完全に終わったとき。
(３) その他の公文書
ア 伺い、復命書、供覧文、届、辞令等で、上司の決裁を必要とするものについては、その決裁が終わったとき。供覧を必要とするものは、供覧が終わったとき。
イ 契約関係文書（出納関係の証拠となるものを除く。）は、当該契約を締結した日
ウ 出納関係の証拠書類は、当該出納のあった日
エ 提訴に関係するものは、当該事件が完結したとき。
オ 賞状、表彰状、感謝状等については、本人に交付したとき。
カ 電磁的記録（アからオまでに該当するものを除く。）は、それを必要とする処理が完全に終わったとき。
（保存種別及び保存期間）
第30条 公文書の保存種別及び保存期間は、法令その他別に定めがあるもののほか次のとおりとする。ただし、特に軽易な公文書の保存期間は、この限りでない。
第１種 30年
第２種 10年
第３種 ５年
第４種 １年
２ 公文書の保存期間は、公文書の完結した日の属する年度の翌年度４月１日から起算する。ただし、暦年によるものは、完結した日の属する年の翌年１月１日からとする。
（公文書分類表）
第31条 公文書の分類及び保存期間は、川崎市消防局公文書分類表の定めるところによる。
２ 川崎市消防局公文書分類表は、別に定める。
（文書主管課長への完結文書の引継ぎ等）
第32条 所管課長は、完結文書のうち、保存期間が１年を超えるものをその完結の日の属する年度の翌々年度（暦年によるものにあっては、その完結の日の属する年の翌々年）の８月31日までに文書主管課長に引き継がなければならない。ただし、電磁的記録のうち、電子決裁文書以外のものについては、この限りでない。
２ 前項の規定にかかわらず、職務の遂行に著しい支障を生ずること等の理由により文書主管課長に引き継ぐことが適当でないと局長が承認した完結文書については、所管課長は、引継ぎをしないことができる。
３ 所管課長は、前項の規定により引継ぎを行わなかった完結文書で文書主管課長に引き継がない理由がなくなったものについては、速やかに文書主管課長に引き継がなければならない。
４ 所管課長は、第１項及び前項の規定により引継ぎを行った完結文書以外のもの（以下「所管課保存文書」という。）を、文書主管課長は、同項の規定により引継ぎを受けた完結文書のうち、第34条第２項の規定により公文書館長に引き継がなかったものを、常に整理し、保存期間が経過するまでの間（第30条ただし書きに規定する特に軽易な公文書にあっては、事務処理上必要な期間）適正に保存しなければならない。
５ 所管課長は、第１項の規定に基づき完結文書の引継ぎ等をするときは、文書主管課長が指定する期間中に文書管理システムを利用して当該完結文書の保存場所の指定をしなければならない。
６ 第４項の規定により完結文書を保存している所管課長及び文書主管課長は、保存の必要に応じ、当該完結文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種類の媒体の完結文書を作成することができる。ただし、局長が定めるものにあっては、この限りでない。
７ 第10条の３第２項の規定は、前項の規定による同一又は他の種類の媒体の完結文書の作成に準用する。この場合において、同条第２項中「前項」とあるのは「第32条第６項本文」と、「電子正本の作成に用いた紙による文書」とあるのは「内容を同じくする同一又は他の種類の媒体の完結文書の作成に用いた完結文書」と読み替えるものとする。
（引継文書の審査）
第33条 文書主管課長は、前条の規定により引継ぎを受けた完結文書について、成冊及び保存年限の適否につき審査するものとする。
２ 前項の規定により審査した結果不適当なものがあったときは、所管課に返付し、又は修正の指示をすることができる。
（公文書館長への完結文書の引継ぎ等）
第34条 文書主管課長は、第32条第１項及び第３項の規定により引継ぎを受けた完結文書のうち、電子決裁文書以外のものは、当該引継ぎを受けた日から起算して２箇月以内に川崎市公文書館長（以下「公文書館長」という。）に引き継がなければならない。
２ 前項の規定にかかわらず、所管課長の申出により公文書館長に引き継ぐことが適当でないと局長が承認した完結文書については、文書主管課長は、引継ぎをしないことができる。
３ 文書主管課長は、前項の規定により引継ぎを行わなかった完結文書で公文書館長に引き継がない理由がなくなったと認めるものについては、速やかに公文書館長に引き継がなければならない。
（保存文書に係る所管課の変更）
第35条 所管課長は、当該所管課の事務分掌等に変更があった場合で、当該変更が公文書館で保存している文書（以下「公文書館保存文書」という。）に係る所管課の変更を伴うものであるときは文書主管課長を経て公文書館長に、その旨を通知しなければならない。
（公文書館保存文書に係る職員の閲覧等）
第36条 職員は、職務上必要があるときは、公文書館長の承認を得て、公文書館保存文書の閲覧をし、又は貸出しを受けることができる。
２ 前項の規定により閲覧をしようとする職員は、保存文書閲覧簿に必要事項を記入のうえ、公文書館長の指示に従い、所定の場所で閲覧しなければならない。
３ 第１項の規定により貸出しを受けようとする職員は、保存文書貸出票に必要事項を記入のうえ、貸出しを受けなければならない。
４ 公文書館保存文書の貸出しを受けた職員は、当該公文書館保存文書を庁外に持ち出し、又は他に転貸してはならない。ただし、やむを得ない理由があると公文書館長が認めた場合に限り、庁外に持ち出すことができる。
第６章 完結文書の廃棄等
（保存期間経過文書の取扱い）
第37条 保存期間を経過した完結文書（第30条第１項ただし書きに規定する特に軽易な公文書にあっては、事務処理上必要がなくなったもの）は、速やかに廃棄手続をするものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、所管課長は、保存期間を経過した完結文書が次の各号に掲げる完結文書に該当すると認めるときは、それぞれ当該各号に定める期間が経過するまでの間、保存期間を延長するものとし、文書主管課長が指定する期間中に文書管理システムを利用して延長する期間を指定しなければならない。
(１) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(２) 現に係属している訴訟に関係するもの 当該訴訟が終結するまでの間
(３) 現に係属している不服申立てに関係するもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間
(４) 川崎市情報公開条例（平成13年川崎市条例第１号）第６条又は個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第76条第１項の規定による開示の請求があったもの 当該請求に対する諾否の決定の日の翌日から起算して１年間
(５) その他事務処理上保存期間の延長を必要とするもの 当該事務処理上必要とする間
３ 文書主管課長は、前項の規定による指定があった完結文書について審査を行った上、局長の承認を得て保存期間を延長するものとする。
４ 文書主管課長は、前項の規定により保存期間を延長した完結文書が公文書館保存文書であるときは、その期間その他必要な事項を公文書館長に通知するものとする。
（保存期間経過文書の廃棄決定等）
第38条 所管課長は、完結文書を毎年７月31日までに調査し、保存期間が経過したものがあるときは、前条第２項各号に該当する場合を除き、速やかに文書管理システムを利用して廃棄対象であることを指定しなければならない。
２ 所管課保存文書のうち、保存期間が６年以上と定められているものについて、前項の規定による指定をした場合、所管課長は文書主管課長に当該完結文書を送付するものとする。
３ 第１項の規定による指定があった場合、文書主管課長が、審査を行った上、廃棄を決定しなければならない。
４ 前項の規定により廃棄を決定したときは、文書主管課長は、電子決裁文書及び保存期間が６年以上の文書主管課保存文書並びに第２項の規定により送付を受けた所管課保存文書を速やかに公文書館長に送付しなければならない。
５ 文書主管課長は、前項の規定による送付を行ったときは、文書管理システム内の当該電子決裁文書を消去するものとする。
６ 第３項の規定により廃棄を決定したときは、文書主管課長は、第４項の規定により送付するものを除き、速やかに公文書館長に通知しなければならない。
第39条 削除
第40条 文書主管課長は、第38条第６項の規定により通知した公文書について、公文書館長より公文書館への送付の通知を受けたときは、当該公文書を公文書館長に送付するものとする。
２ 前項の規定により送付した公文書以外のものについて、文書主管課長は文書主管課保存文書を、所管課長はその他のものを、内容の判読が不可能になるよう裁断、溶解、消去等の方法により速やかに廃棄するものとする。
（公文書館保存文書の廃棄決定等）
第41条 文書主管課長は、公文書館保存文書について廃棄を決定しなければならない。
２ 文書主管課長は、前項の規定により廃棄の決定をしたときは、速やかに公文書館長に廃棄を依頼するものとする。
第７章 補則
（電磁的記録の取扱い）
第41条の２ 電磁的記録（電子決裁文書を除く。）については、第32条から前条までの規定にかかわらず、別に定めるところにより取り扱うものとする。
（局長が認める電子情報処理組織を使用した公文書の作成、管理等）
第41条の３ 第15条第１項に規定する局長が認める電子情報処理組織を使用して公文書の作成、管理等を行う場合は、この訓令の規定の例に準じて取り扱うものとする。
（様式）
第42条 この規程の施行について必要な書類、帳簿等の様式は、別記のとおりとする。
（その他必要な事項）
第43条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。
附 則
この規程は、昭和61年10月１日から施行する。
附 則（平成元年３月31日消防局訓令第４号）
この規程は、平成元年４月１日から施行する。
附 則（平成８年３月29日消防局訓令第５号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成８年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ 改正前の訓令の規定により調整した帳票で、施行日において現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正したうえ、引き続き使用することができる。
附 則（平成11年６月30日消防局訓令第12号）
この訓令は、平成11年７月１日から施行する。
附 則（平成13年12月11日消防局訓令第21号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成13年12月11日から施行する。
（経過措置）
２ 改正前の訓令の規定により調製した帳票で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成14年３月19日消防局訓令第12号）
（施行期日）
この訓令は、平成14年４月１日から施行する。
附 則（平成14年11月13日消防局訓令第34号）
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則（平成15年３月31日消防局訓令第25号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成15年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ この訓令の施行の日前に完結した公文書の整理、編さん、保存及び廃棄に係る取扱いについては、改正後の規程（以下「新規程」という。）の規定にかかわらず、なお従前の例による。
３ この訓令の施行の際、現に決裁中の文書の回議に係る取扱いについては、新規程の規定にかかわらず、なお従前の例による。
附 則（平成19年３月30日消防局訓令第９号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成19年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ この訓令の施行の際現に決裁中の第10号様式の規定による回議書は改正後の訓令第10号様式の規定による回議書と、第10号様式の３の規定による関連文書供覧用紙は改正後の訓令第10号様式の３の規定による関連文書供覧用紙とみなす。
３ 改正前の訓令の規定により調製した帳票（第１号様式、第３号様式及び第11号様式に限る。）で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成19年９月28日消防局訓令第22号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成19年10月１日から施行する。
（経過措置）
２ 改正前の訓令の規定により調製した帳票で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成20年３月28日消防局訓令第３号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成20年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ この訓令の施行の際現に決裁中の第10号様式の規定による回議書は改正後の訓令第10号様式の規定による回議書と、第10号様式の３の規定による関連文書供覧用紙は改正後の訓令第10号様式の３に規定による関連文書供覧用紙とみなす。
附 則（平成22年３月31日消防局訓令第６号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成22年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ この訓令の施行の日前に完結した公文書の整理、編さん、保存及び廃棄に係る取扱いについては、改正後の訓令の規定にかかわらず、なお従前の例による。
３ この訓令の施行の際現に決裁中の文書の回議に係る取扱いについては、改正後の訓令の規定にかかわらず、なお従前の例による。
附 則（平成23年３月30日消防局訓令第12号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成23年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ この訓令の施行の日前に完結した公文書の整理、編さん、保存及び廃棄に係る取扱いについては、改正後の訓令の規定にかかわらず、なお従前の例による。
３ この訓令の施行の際現に決裁中の文書の回議に係る取扱いについては、改正後の訓令の規定にかかわらず、なお従前の例による。
附 則（平成28年８月４日消防局訓令第21号）
この訓令は、公表の日から施行する。
附 則（令和４年９月15日消防局訓令第11号）
（施行期日）
１ この訓令は、令和４年10月１日から施行する。
（経過処置）
２ 令和元年５月１日から施行の日までに総務部庶務課文書主任に引き継ぎされた重要な公文書については、文書所管課へ返却するものとする。なお、令和元年より前に起案された重要な公文書については、従前の例により、総務部庶務課で保管するものとする。
附 則（令和５年３月31日消防局訓令第14号）
（施行期日）
１ この訓令は、令和５年４月１日から施行する。
（経過処置）
２ この訓令の施行の日前に川崎市個人情報の保護に関する法律施行条例（令和４年川崎市条例第76号）附則第２項の規定による廃止前の川崎市個人情報保護条例（昭和60年川崎市条例第26号）第16条第１項又は第４項の規定による開示の請求があった公文書に係るこの訓令による改正前の訓令の規定による保存期間の延長については、なお従前の例による。
附 則（令和５年12月22日消防局訓令第20号）
この訓令は、令和６年１月１日から施行する。
附 則（令和７年１月10日消防局訓令第１号）
この訓令は、公表の日から施行する。
附 則（令和７年７月８日消防局訓令第13号）
この訓令は、公表の日から施行する。
様式目次
様式 | 帳票名 | 関係条文 |
第１号様式 | 公告式番号簿 | 第９条第１項 |
第２号様式 | 証明りん議簿 | 第９条第２項 |
第３号様式 | 指令番号簿 | 第９条第３項 |
第４号様式 | 文書受付印 | 第11条第１項第１号 |
第５号様式 | 文書配布簿 | 第11条第１項第１号 |
第６号様式 | 書留等配布簿 | 第11条第１項第７号 |
第７号様式 | 庁内文書受付印 | 第12条第１項第２号 |
第８号様式 | 削除 | |
第９号様式 | 削除 | |
第９号様式の２ | 別途文書保存用紙 | 第12条の３第４号 |
第10号様式 | 回議書 | 第15条第２号 |
第10号様式の２ | 特定文書処理簿 | 第15条の２ |
第10号様式の３ | 関連文書供覧用紙 | 第15条の４第９号 |
第11号様式 | 電話来訪応接書 | 第20条 |
第11号様式の２ | 削除 | |
第12号様式 | 削除 | |
第13号様式 | 削除 | |
第14号様式 | 背表紙 | 第28条第１項第７号 |
第15号様式 | 保存文書索引目次 | 第28条第１項第７号 |
第16号様式 | 削除 | |
第17号様式 | 保存文書閲覧簿 | 第36条第２項 |
第18号様式 | 保存文書貸出票 | 第36条第３項 |
様式（省略）