川崎市マイクロフィルム文書取扱規程
B_自治体裁量だが基幹_効率化対象
上位法参照あり
- 必要度 (1-100)
- 52
- 財政負担 (1.0-5.0)
- 2
- 規制負担 (1.0-5.0)
- 1 (軽)
- 政策効果 (1.0-5.0)
- 2
- 判定理由
- 公文書のマイクロフィルム保存に関する内部事務手続規程であり、法定義務ではなく自治体裁量の文書管理事務である。公文書保存自体は基幹事務だが、マイクロフィルムという技術に特化した規程は時代遅れであり、デジタル化への移行に伴い廃止・統合が妥当。昭和46年制定から50年以上経過し、様式・手続が硬直化している。
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川崎市マイクロフィルム文書取扱規程
昭和46年３月31日訓令第２号 (1971-03-31)
○川崎市マイクロフィルム文書取扱規程
昭和46年３月31日訓令第２号
川崎市マイクロフィルム文書取扱規程
（目的）
第１条 この規程は、本市における公文書をマイクロフィルムに撮影して保存し、そのマイクロフィルム文書を原文書と同様に取り扱うことを目的とする。
（用語の定義）
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(１) 公文書 川崎市公文書管理規則（平成13年川崎市規則第20号。以下「公文書管理規則」という。）第２条第１号に定めるものをいう。
(２) マイクロフィルム文書 公文書を撮影したマイクロフィルムをいう。
(３) 複製マイクロフィルム文書 マイクロフィルム文書を複製したマイクロフィルムをいう。
(４) 原文書 マイクロフィルムに撮影された元の公文書をいう。
２ 前項各号に定めるもののほか、この規程で使用する用語の意義は、公文書管理規則の定めるところによる。
（撮影する公文書の範囲）
第３条 マイクロフィルムに撮影する公文書の範囲は、公文書管理規則別表に規定する第１種（30年）、第２種（10年）及び総務企画局コンプライアンス推進・行政情報管理部行政情報課長（以下「行政情報課長」という。）が特に必要と認めるものとする。ただし、法令その他別に定めのある公文書及び行政情報課長が撮影を不適当と認める公文書については、この限りでない。
（公文書の引継ぎの特例等）
第４条 行政情報課長は、公文書をマイクロフィルムに撮影するときは、川崎市公文書管理規程（昭和36年川崎市訓令第２号。以下「公文書管理規程」という。）第39条の規定にかかわらず、公文書の引継ぎを受けることができる。
２ 行政情報課長は、前項の規定により引継ぎを受けた公文書について不備があるときは、所管課の文書主任に対し、その完備又は修正を求めることができる。
（撮影の委託）
第５条 行政情報課長は、公文書をマイクロフィルムに撮影するときは、マイクロフィルム撮影業者（以下「撮影者」という。）に委託することができる。
２ 行政情報課長は、前項の規定により撮影者に委託する場合は、撮影する公文書にマイクロフィルム文書撮影依頼書（第１号様式）を添付して依頼するものとする。
３ 行政情報課長は、撮影者に対し、撮影する公文書の前にマイクロフィルム文書撮影指示書（第２号様式）を、撮影する公文書の後にマイクロフィルム文書撮影証明書（第３号様式）を撮影する方法によりマイクロフィルム文書を作成するよう指示しなければならない。
（検収）
第６条 行政情報課長は、撮影者から撮影完了報告書（第１号様式）、マイクロフィルム文書、原文書及びマイクロフィルム文書撮影証明書を受けたときは、別に定めるマイクロフィルム作成基準により、撮影の結果を検査し、収納しなければならない。
２ 行政情報課長は、前項の規定による検査の結果、当該マイクロフィルム文書に不良の箇所等を発見したときは、新たに撮影させなければならない。
３ 行政情報課長は、マイクロフィルム文書を収納したときは、マイクロフィルム文書台帳（第４号様式）に検査結果その他必要事項を記入しなければならない。
（保存種別及び保存期間）
第７条 マイクロフィルム文書及び複製マイクロフィルム文書の保存種別及び保存期間は、公文書管理規程第38条第１項の規定に基づく川崎市公文書分類表に定める原文書の保存種別及び保存期間とする。
（定期検査）
第８条 行政情報課長は、マイクロフィルム文書の保存状況について次による定期検査を行い、その結果をマイクロフィルム文書台帳に記入しなければならない。
(１) 精密検査 マイクロフィルム文書撮影後３箇月を経過したとき及び撮影後２年目ごとに行う検査
(２) 抽出検査 前号の精密検査のほかに６箇月を経過するごとに行う検査
２ 行政情報課長は、前項の規定による検査の結果、マイクロフィルム文書の保存に悪影響を及ぼす原因を発見したときは、これらの原因を除去し、又はマイクロフィルム文書の破損等を発見したときは、次条により処理しなければならない。
（再撮影等）
第９条 行政情報課長は、前条第２項の規定により、マイクロフィルム文書の破損等を発見した場合は、再撮影又は再製の措置を講じなければならない。
３ 第５条第３項及び第６条の規定は、第１項の再撮影又は再製の場合に準用する。
（複製マイクロフィルム文書）
第10条 所管課長は、複製マイクロフィルム文書を必要とするときは、マイクロフィルム文書複製依頼書（第５号様式）により、行政情報課長に依頼しなければならない。
２ 行政情報課長は、前項の規定により依頼を受けたときは、それを複製マイクロフィルム文書にすることが適当と認める場合に限り、マイクロフィルム文書複製依頼書（第１号様式）により撮影者に依頼するものとする。
３ 複製マイクロフィルム文書の検収については、第６条第１項及び第２項を準用する。
４ 行政情報課長は、複製マイクロフィルム文書を検収したときは、依頼課の所管課長に引き渡すものとする。
（公文書館長へのマイクロフィルム文書の引継ぎ等）
第11条 行政情報課長は、マイクロフィルム文書をマイクロフィルム文書撮影後６箇月以内にマイクロフィルム文書引継目録（第６号様式）１部を添えて公文書館長に引き継がなければならない。ただし、当該６箇月を経過する日が原文書の完結の日の属する年度の翌々年度（暦年によるものにあっては、原文書の完結の日の属する年の翌々年。以下同じ。）の10月31日以前の日であるときは、当該翌々年度の10月31日までに引き継ぐものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、所管課長の申出により公文書館長に引き継ぐことが適当でないと総務企画局長が承認したマイクロフィルム文書については、行政情報課長は、引継ぎをしないことができる。
３ 行政情報課長は、前項の規定により引継ぎを行わなかったマイクロフィルム文書で公文書館長に引き継がない理由がなくなったと認めるものについては、所管課長に合議の上、速やかにマイクロフィルム文書引継目録１部を添えて公文書館長に引き継がなければならない。
４ 公文書管理規則第９条第１項の規定は、第１項及び前項の規定により引継ぎを行ったマイクロフィルム文書以外のもの（以下「行政情報課保存マイクロフィルム文書」という。）の保存について準用する。
（公文書館におけるマイクロフィルム文書の保存）
第12条 公文書管理規則第９条第１項の規定は、前条第１項及び第３項の規定により公文書館長が引継ぎを受けたマイクロフィルム文書（以下「公文書館保存マイクロフィルム文書」という。）の保存について準用する。
（マイクロフィルム文書に係る所管課の変更）
第13条 公文書管理規程第43条の規定は、マイクロフィルム文書に係る所管課の変更について準用する。
（行政情報課保存マイクロフィルム文書に係る職員の閲覧等）
第14条 職員は、職務上必要があるときは、行政情報課長の承認を得て行政情報課保存マイクロフィルム文書の閲覧又は複写をすることができる。
２ 前項の規定により閲覧又は複写をしようとする職員は、マイクロフィルム文書閲覧・複写申込書（第７号様式）を行政情報課長に提出しなければならない。
３ マイクロフィルム文書は、貸出しをしないものとする。ただし、行政情報課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。
（公文書館保存マイクロフィルム文書に係る職員の閲覧等）
第15条 前条の規定は、公文書館保存マイクロフィルム文書に係る職員の閲覧、複写又は貸出しについて準用する。
（保存期間を経過したマイクロフィルム文書等の取扱い）
（マイクロフィルム文書の廃棄）
（複製マイクロフィルム文書の廃棄）
第18条 所管課長は、複製マイクロフィルム文書を毎年７月31日までに調査し、保存期間が経過したものがあるときは、速やかに文書廃棄目録１部を行政情報課長に送付しなければならない。
２ 行政情報課長は、前項の規定による送付を受けたときは、審査を行った上、廃棄を決定し、速やかに所管課長に通知しなければならない。
３ 所管課長は、前項の規定による通知を受けたときは、複製マイクロフィルム文書を廃棄するものとする。
（原文書の廃棄等）
第19条 行政情報課長は、第８条第１項第１号の規定により撮影後３箇月を経過したときに行う精密検査が終了したときに原文書（電磁的記録を除く。以下同じ。）の廃棄を決定するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するもので行政情報課長が特に保存の必要を認めるものについては、この限りでない。
(１) 争訟に関係するもの又は関係することが予想されるもの
(２) 原文書をそのまま保存することが適当と認められるもの
２ 公文書管理規程第47条（第１項から第３項まで及び第５項を除く。）の規定は前項の規定により廃棄を決定した原文書の廃棄について、同条（第２項及び第５項を除く。）の規定は前項ただし書の規定により総務企画局コンプライアンス推進・行政情報管理部行政情報課に保存する原文書の廃棄について準用する。
（その他必要な事項）
第20条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。
附 則
この規程は、昭和46年４月１日から施行する。
附 則（昭和47年３月31日訓令第７号抄）
１ この規程は、昭和47年４月１日から施行する。
２ この規程の施行の際、従前の規程により取扱っているものについては、この規程により、取扱ったものとみなす。
附 則（昭和57年３月24日訓令第２号）
この規程は、昭和57年４月１日から施行する。
附 則（昭和59年９月27日訓令第11号）
（施行期日）
１ この規程は、昭和59年10月１日から施行する。
（経過措置）
２ この改正規程施行の日（以下「施行日」という。）前において、文書課において保存しているマイクロフィルム文書で原文書が昭和57年度（暦年によるものにあっては、昭和57年）以前に完結したものについては、施行日に文書課長から別に定める目録を添えて公文書館長に引き継ぐものとする。この場合において、公文書館長は、引継ぎを受けたマイクロフィルム文書について別に定める台帳を備え付けるものとする。
３ 前項の規定による文書課長から公文書館長への引継ぎがなされなかったマイクロフィルム文書は、改正後の規程第14条第２項の規定により引継ぎを行わなかったマイクロフィルム文書とみなす。この場合において、文書課長は、引継ぎがなされなかったマイクロフィルム文書について別に定める台帳を備え付けるものとする。
４ 施行日前において保存期間を経過したマイクロフィルム文書及び複製マイクロフィルム文書の取扱いについては、改正後の規程第19条から第21条までの規定にかかわらず、なお従前の例による。
５ 施行日前において、改正前の規程第17条ただし書の規定により保存されている原文書の取扱いについては、改正後の規程第22条第２項の規定にかかわらず、なお従前の例による。
６ 改正前の規程の規定により調製した帳票で施行日において現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正したうえ、引き続き使用することができる。
附 則（昭和61年３月31日訓令第２号抄）
（施行期日）
１ この規程は、昭和61年４月１日から施行する。
（川崎市文書管理規程、川崎市マイクロフィルム文書取扱規程及び川崎市軽易工事契約事務取扱規程の一部改正に伴う経過措置）
３ 第16条から第18条までの規定による改正前の規程の規定により調整した帳票で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成元年３月31日訓令第２号）
（施行期日）
１ この規程は、平成元年４月１日から施行する。
（川崎市文書管理規程及び川崎市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正に伴う経過措置）
２ 第６条及び第７条の規定による改正前の規程により調製した帳票で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成７年３月31日訓令第５号抄）
（施行期日）
１ この訓令は、平成７年４月１日から施行する。
附 則（平成13年３月30日訓令第３号抄）
（施行期日）
１ この訓令は、平成13年４月１日から施行する。
附 則（平成15年３月31日訓令第４号抄）
（施行期日）
１ この訓令は、平成15年４月１日から施行する。
附 則（平成28年３月31日訓令第３号）
この訓令は、平成28年４月１日から施行する。
附 則（令和５年３月31日訓令第３号）
この訓令は、令和５年４月１日から施行する。
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