川崎市公文書管理規程
B_自治体裁量だが基幹_効率化対象
KPI不明上位法参照あり
- 必要度 (1-100)
- 85 (高)
- 財政負担 (1.0-5.0)
- 2
- 規制負担 (1.0-5.0)
- 1 (軽)
- 政策効果 (1.0-5.0)
- 3
- 判定理由
- 行政運営の透明性と説明責任を担保する基幹的な内部規程である。デジタル化への対応は進んでいるものの、物理的な文書管理に伴う事務負担が依然として規定されており、効率化の余地があるためB分類とした。
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川崎市公文書管理規程
昭和36年３月17日訓令第２号 (1961-03-17)
○川崎市公文書管理規程
昭和36年３月17日訓令第２号
川崎市公文書管理規程
目次
第１章 総則（第１条～第10条）
第２章 公文書の収受及び配布（第11条～第14条）
第３章 公文書の処理（第15条～第26条）
第４章 公文書の印刷等（第27条～第28条の２）
第５章 公文書の施行（第28条の３～第32条）
第６章 公文書の整理、編さん及び保存（第33条～第45条）
第７章 完結文書の廃棄等（第46条～第51条）
第８章 補則（第51条の２～第53条）
附則
第１章 総則
（趣旨）
第１条 この規程は、川崎市公文書管理規則（平成13年川崎市規則第20号。以下「規則」という。）その他別に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
第２条 削除
（定義）
第３条 この規程において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(１) 庁内文書 局、部、課、議会及び本市機関相互において発送し、又は収受する公文書をいう。
(２) 庁外文書 庁内文書以外の公文書で、発送するもの又は収受したものをいう。
(３) 所管部局長 所管部局の長をいう。
(４) 文書主管課 総務企画局コンプライアンス推進・行政情報管理部行政情報課及び区役所まちづくり推進部総務課をいう。
２ 前項各号に定めるもののほか、この規程で使用する用語の意義は、規則で使用する用語の例による。
（行政情報課長の職務）
第４条 行政情報課長は、文書事務を総括するとともに、市に到達する公文書の収受、配布及び市からの公文書の発送並びに公文書の保存の事務を行う。
２ 行政情報課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて所管課長に対し必要な措置を求めることができる。
第５条 削除
（文書主任等及びその職務）
第６条 規則第４条第３項の規定により所管課に置かれる文書主任は１名とし、所管課長が所属職員の中から庶務担当の係長（課長補佐及び係長に相当する職を含む。以下同じ。）を指名するものとする。ただし、これにより難い場合は、他の係長以上の者を指名するものとする。
２ 文書主任は、次に掲げる事務を処理する。
(１) 公文書の収受及び配布に関すること。
(２) 公文書の発送に関すること。
(３) 公文書の審査に関すること。（第18条の規定により例文登録をしたものを除く。）
(４) 公文書の整理に関すること。
(５) 文書事務の処理の促進、改善及び指導に関すること。
(６) 文書事務につき他の課との連絡に関すること。
(７) 公文書の処理状況の調査及び完結文書の保存に関すること。
(８) 文書管理システムの円滑な運用に関すること。
(９) その他公文書の取扱いに関すること。
３ 文書主任を置く所管課には、文書副主任を置き、所管課長が所属職員の中から指名するものとする。
４ 文書副主任は、文書主任の事務を補助し、文書主任に事故があるときは、その事務を代行する。
（文書取扱担当者及びその職務）
第６条の２ 所管課における文書管理システムの運用に係る文書主任の事務を補助するため、所管課に文書取扱担当者を置く。
２ 文書取扱担当者は、所管課長が所属職員の中から指名するものとする。
（公文書の処理に必要な帳票等）
第７条 公文書の処理のため備え付ける帳票等は、次のとおりとする。
(１) 文書主管課に備え付ける帳票等
文書配布簿
親展文書配布簿
金品交付簿
電報配布簿
書留等配布簿
保存文書貸出票
保存文書閲覧簿
料金後納郵便物差出票
文書受付印
(２) 所管課に備え付ける帳票等
証明りん議簿
指令番号簿
重要文書受渡簿
文書使送簿
特定文書処理簿
庁内文書受付印
(３) 一般共通帳票等
回議書
固有例文（登録・変更・抹消）申出書
電話来訪応接書
郵便等依頼票
切手等交付請求票
背表紙
保存文書索引目次
２ 前項の規定にかかわらず所管課長において必要と認めるときは、行政情報課長の承認を得て公文書の処理のため適宜の帳票等を用いることができる。
（文書番号）
第８条 公文書には、年度、記号及び番号からなる文書番号を付けなければならない。ただし、軽易な公文書にあっては、これを省略することができる。
（例） 10川総行情第 号
２ 前項の年度は、当該年度の数字により表記するものとする。ただし、これにより難いものは、暦年の数字によることができる。
３ 記号は、行政情報課長が所管部局の庶務担当課長と協議して定めるものとする。この場合において、記号は、同一のものができてしまうときを除き川崎市、所管部局及び所管課の頭文字によるものとする。ただし、文書管理上必要があると行政情報課長が認めたときは、業務内容を示す文字を付加することができる。
４ 番号は、年度ごとに付けるものとする。ただし、年度により難いものは、暦年ごとに付けることができる。
５ 年間を通じて件数が多数あり、かつ、処理方法が定型的な同種の公文書については、同一の文書番号を用い、枝番号によりその区別を明らかにして処理すること（以下「特定文書処理」という。）ができる。
（例） 15川総行情第１号―１ 15川総行情第１号―２ 15川総行情第１号―３
（公示、令達等の番号）
第９条 条例、規則、告示、公告及び訓令の番号は、総務企画局総務部法制課（市税の賦課徴収に係る告示及び公告にあってはみぞのくち市税事務所市民税課、区役所の所管に属するものにあっては区役所まちづくり推進部総務課）において、公告式番号簿により暦年ごとに付けるものとする。
（例） 川崎市告示第 号 川崎市税告示第 号 川崎区告示第 号
川崎市公告第 号 川崎市税公告第 号 川崎区公告第 号
２ 証明文書の番号は、所管課において、証明りん議簿により年度ごとに付けるものとする。ただし、年度により難いものは、暦年ごとに付けることができる。
（例） 川崎市証明総行情第 号
３ 指令文書の番号は、所管課において、指令番号簿により年度ごとに付けるものとする。ただし、年度により難いものは、暦年ごとに付けることができる。
（例） 川崎市指令総行情第 号
（左横書きの原則）
第10条 公文書は、すべて左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(１) 法令等の規定により横書きにすることができないもの
(２) 毛筆を用いるものその他で横書きを不適当とするもの
(３) 前２号のほか市長において横書きにすることが不適当であると認めるもの
第２章 公文書の収受及び配布
（到達した公文書の取扱い）
第11条 本庁に到達した公文書（直接所管課に到達した公文書を除く。）は、全て総務企画局コンプライアンス推進・行政情報管理部行政情報課（以下「行政情報課」という。）において収受し、次により取り扱われなければならない。
(１) 市長、副市長及び市宛ての公文書並びに封皮の表示のみによっては配布先の明確でない公文書は、これを開封し、封皮に文書受付印を押して所管部局の庶務担当課（以下「所管部局の文書担当課」という。）に配布する。この場合において、記録を必要とするものについては、文書配布簿に登載の上、配布するものとする。
(２) 前号に該当しない公文書は、これを開封せず、直接所管部局の文書担当課に配布する。
(３) 親展文書は、封皮に文書受付印を押し、親展文書配布簿に登載の上、市長及び副市長宛てのものは総務企画局秘書部秘書課長に、その他のものは受信人に配布する。
(４) 開封された公文書で郵便切手又は証券等が同封されているものは、金品交付簿に登載の上、所管部局の文書担当課に配布する。
(５) 訴訟、不服申立てその他到達した日時が権利の得喪に関係のある公文書は、到達した時刻を明記し、取扱者がこれに証印し、所管部局の文書担当課に配布する。
(６) 電報は、電報配布簿に登載の上、直ちに受信人に配布する。
(７) 書留郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律（平成14年法律第99号。以下「信書便法」という。）第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第２項に規定する信書便（以下「信書便」という。）の役務のうち書留郵便に準ずるものは、封皮に文書受付印を押し、書留等配布簿に登載の上、所管部局の文書担当課に配布する。
(８) ２以上の所管課に関係のある公文書は、その関係の最も多い所管部局の文書担当課に配布し、その関係の軽重が決め難いときは、行政情報課長が定める。
２ 前項各号の規定は、区役所まちづくり推進部総務課に準用する。
（所管部局の文書担当課に配布された公文書の取扱い）
第12条 前条の規定により配布された公文書は、所管部局の文書担当課において、次により整理しなければならない。
(１) 封皮の表示のみによっては配布先の明確でない公文書は、これを開封し、その余白又は封皮に庁内文書受付印を押して所管課に配布する。
(２) 前号に該当しない公文書は、これを開封せず、直接所管課に配布する。
(３) 金品は、金品の収受を明らかにし、所管課に交付する。
(４) 前条の規定により配布された公文書でその所管に属しないものは、理由（口頭又は文書）を付けて行政情報課長に返付しなければならない。
（所管課に到達した公文書の取扱い）
第13条 所管課に到達した公文書は、次により整理しなければならない。
(１) すべて開封すること。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
ア 親展文書
イ 開封を不適当と認められる文書
(２) 処理経過を明らかにする必要のあるものは、その余白又は封皮に庁内文書受付印を押し、第13条の３に規定する収受登録をした後、処理するものとする。ただし、定例的なもの若しくは軽易なもの又は特定文書処理を行うものは、一定の帳票を用いて処理することができる。
(３) 電報、入札書、訴訟、不服の申立てその他到達した日時が権利の得喪に関係のある公文書は、庁内文書受付印の下に到達した時刻を記入し、取扱者の印を押すものとする。
(４) 公文書で重要と認められるもの又は上司の指揮により処理する必要があると認められるものは課長に、その他のものは担当の係長（課長補佐及び係長に相当する職を含む。）又は受信人に配布する。
(５) 次に掲げる公文書で軽易なものについては、適宜の帳票等を用いて処理することができる。
ア 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物
イ 案内書その他これに類するもの
ウ 郵便物、信書便法第２条第３項に規定する信書便物又は貨物運送によって到達した物で個人あてのもの
（通信回線を利用した収受及び配布）
第13条の２ 前３条の規定にかかわらず、収受及び配布の処理は、通信回線を利用して行うことができる。
２ 通信回線を利用して収受した電磁的記録（処理経過を明らかにする必要のあるものに限る。）は、次条に規定する収受登録をした後、処理するものとする。ただし、定例的なもの若しくは軽易なもの又は特定文書処理を行うものは、一定の帳票を用いて処理することができる。
３ 通信回線を利用して電磁的記録を収受した場合、紙に出力し、記録したもので収受の処理をすることができる。この場合において、当該電磁的記録は、特に軽易なものを除き、川崎市公文書分類表の定めるところにより必要な期間保存しなければならない。
（文書管理システムによる収受登録）
第13条の３ 収受した公文書（以下「収受文書」という。）について文書管理システムによる登録（以下「収受登録」という。）を行う場合、次に定める方法により行うものとする。
(１) 収受日等の必要な事項及び収受文書を登録し、収受番号を取得すること。
(２) 電磁的記録でない収受文書の場合は、庁内文書受付印の番号欄に収受番号を記載すること。
(３) 電磁的記録でない収受文書は、電磁的記録に変換の上、第１号の登録をすること。
(４) 電磁的記録でない収受文書が、大量である等の理由により、前号の変換になじまない場合は、収受日等の必要な事項のみを登録し、収受番号を取得すること。ただし、当該収受文書のうち、上司の決裁を得る上で必要な部分を電磁的記録に変換することができるときは、その部分を変換の上、第１号の登録を行い、収受番号を取得すること。この場合において、当該収受文書は、文書管理システムから出力した別途文書保存用紙を表に付して保存するものとし、必要に応じて供覧しなければならない。
(５) 第３号及び前号ただし書の規定による変換の元となった収受文書は、川崎市公文書分類表の定めるところにより、必要な期間保存すること。
（執務時間外に到達する公文書の取扱い）
第14条 執務時間外に到達する公文書の取扱いについては、川崎市職員服務規程（昭和35年川崎市訓令第３号）第37条の定めるところによる。
第３章 公文書の処理
（処理の原則）
第15条 公文書の処理は、すべて所管課長が中心となり遅滞なく処理案を備えて回議し、又は回覧し、絶えず公文書の迅速な処理を図り、その事案が完結するまでその経過を明らかにするよう留意しなければならない。
（重要な公文書の供覧）
第16条 収受文書のうち市長又は副市長の閲覧に供する必要がある重要な公文書で上司の指揮を受けて処理する必要があると認められるものは、その理由を簡明に記載し、直ちに上司の閲覧に供しなければならない。
（起案）
第17条 規則第５条第１項の規定に基づき公文書を作成するとき（総務企画局長が認める電子情報処理組織を使用して起案するときを除く。）は、原則として文書管理システムにより起案するものとする。この場合、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により行うものとする。
(１) 起案文書の全部を容易に電磁的記録にすることができる場合 電子決裁起案（電子決裁（電子的な方法により回議し、決裁を得ることをいう。以下同じ。）を行うための起案をいう。以下同じ。）
(２) 前号の場合以外の場合 紙決裁起案（紙決裁（文書により回議し、決裁を得ることをいう。以下同じ。）を行うための起案をいう。以下同じ。）
２ 電子決裁起案にあっては起案文書の全部を文書管理システムに登録し、紙決裁起案にあっては文書管理システムから回議書を出力するものとする。
（一定の簿冊等による起案）
第17条の２ 前条第１項の規定にかかわらず、定例的なもの若しくは軽易なもの又は特定文書処理を行うものにあっては、文書管理システムによる起案によらず、一定の簿冊、帳票等により起案することができる。
（余白処理）
第17条の３ 第17条第１項の規定にかかわらず、収受文書で定例的なもの又は軽易なものは、文書管理システムによる起案によらず、当該収受文書の余白に処理案を朱書して起案することができる。ただし、公文書の施行を行うもので文書管理システムで取得する文書番号を付ける必要のないもの及び公文書の施行を行わないものに限る。
（起案文書の作成）
第17条の４ 前３条の規定により起案をするに当たっては、次に定めるところにより行うものとする。
(１) 起案者は、起案年月日、記号、番号、類目、保存期間等必要な事項を公文書の所定の欄（前条の規定による起案をする場合にあっては、収受文書の余白）に表示しなければならない。
(２) 決裁を要する公文書には、川崎市事務決裁規程（昭和41年川崎市訓令第８号）その他法令等（以下「決裁規程等」という。）の定めるところによる決裁区分を、公文書の所定の欄（前条の規定による起案をする場合にあっては、収受文書の上部）に表示（第17条の２及び前条の規定による起案をする場合にあっては、朱書）をしなければならない。
(３) 文体、用語、用字、配字等については、川崎市公用文に関する規程（昭和36年川崎市訓令第３号）によるものとする。
(４) 起案する公文書は、件名を付け（第17条の２（特定文書処理の場合を除く。）及び前条の規定による起案をする場合を除く。）、処理の理由、経過及び結論を箇条書にする等留意し、必要のあるときは関係法令、関係公文書又は参考資料を添付するものとする。
(５) 関連事項は、支障のない限り一括して起案するものとする。
(６) ２以上の課に関係があるときは、最も関係のある課で起案し、他の課に合議するものとする。
(７) 合議の順序については、関係の最もある課を先にし、所定の欄にそれを表示するものとする。ただし、電子決裁起案による場合は、この限りでない。
(８) 同一事案で決裁を重ねるものは、その完結に至るまで関係する決裁済公文書又は供覧済公文書（以下「関連文書」という。）を添付するものとする。ただし、要領を記して添付を省略することができるものは、この限りでない。
(９) 電子決裁起案による場合で、関連文書が紙であるため、前号の規定による添付ができないときは、文書管理システムに別途供覧文書がある旨を登録して関連文書供覧用紙を出力し、これを当該関連文書の表に付して回議しなければならない。
(10) 電子決裁起案による場合を除き、加除訂正をしたときは、その箇所に訂正者の認印をするものとする。
(11) 急を要するもの又は説明を要するものは起案者又はその上司が起案文書又はその写しを持参するものとし、機密に属するものは「秘」の字を公文書の施行上の注意欄等適当な箇所に表示（第17条の２及び前条の規定による起案をする場合にあっては、朱書）をし、なお必要があるときは封筒に入れる等の配慮をし、紛失のおそれのあるものには台紙を付けるものとする。
(12) 庁外文書の施行名義者欄には、市長その他法令の規定により職務権限を有する者の職氏名を記載すること。ただし、通知、事務連絡等軽易と認められるものについては、所管部局長又は所管課長の職氏名を用いることができる。
(13) 官公署あてに発送する公文書のあて名及び施行名義者欄には、職名のみを記載し、氏名を省略することができる。
(14) 庁内文書のあて名及び施行名義者欄には、所管部局長又は所管課長の補職名のみを記載するものとする。ただし、必要と認められるものは、この限りでない。
(15) 施行する公文書には、当該公文書に係る事務を担当する局部課等の名称を当該公文書の末尾に「かっこ」で表示すること。ただし、公示文、令達文その他事務担当課等を表示しないことが適当と認められる公文書については、この限りでない。
(16) 起案者が回議を開始する場合、電子決裁起案にあっては回議開始の登録を、それ以外にあっては文書の所定欄に認印をしなければならない。
（固有例文登録）
第18条 所管課長は、次に掲げる公文書のうち、定例的に作成される文案について、これを固有例文として登録することを行政情報課長に申し出ることができる。
(１) 告示及び公告文書
(２) 照会、依頼、回答、通知、報告等の往復文書
(３) 指令書、契約書その他公文書
２ 所管課長は、前項第１号の公文書について同項の登録を申し出るときは、事前に総務企画局総務部法制課の審査を受けるものとする。
３ 第１項の登録の申出は、固有例文（登録・変更・抹消）申出書によるものとする。
４ 行政情報課長は、第１項の登録の申出を受けたときは、当該申出に係る例文の文案を審査し、その文案が適当であると認めるときは、これを固有例文として登録するものとする。
５ 行政情報課長は、前項の規定により登録をしたときは、速やかにその旨を当該登録の申出をした所管課長及び当該例文に係る公印保管者に通知するものとする。
６ 前各項の規定は、登録された例文の変更又は登録の抹消について準用する。
７ 第４項の規定により登録された例文を文案として起案する場合は、起案者は、起案文書に固有例文登録番号を表示するものとする。
（合議文書の取扱い）
第19条 合議を受けた事項について異議のないときは、次条に定める方法により承認を行った上、直ちに回付しなければならない。
２ 合議を受けた事項について異議のあるときは、所管課長に協議し、なお意見が相違して協議が一致しないときは、双方の意見を具し上司の決裁を受けなければならない。
３ 合議をした事項でその後起案の趣旨が変更又は否定されたものは、その旨を合議済みの関係所管課長に通知しなければならない。
４ 特に重要若しくは異例な事項又は急を要する事項その他必要と認められる事項は、関係所管課長の参集を求めて協議し、全員の同意をもってその合議に代えることができる。
（回議）
第20条 回議を受けた者は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により承認を行うものとする。
(１) 電子決裁 文書管理システムにおいて承認の意思を登録すること。第17条の４第９号の規定に該当する場合は、別途供覧文書の内容を確認した上で登録すること。
(２) 紙決裁 文書の所定の欄に認印をすること。
２ 電子決裁の場合において、所管課長がやむを得ない事情があると認めるときは、回議の途中から紙決裁に変更することができる。
３ 前項の規定により紙決裁に変更するときは、変更前の承認の状況が表示された回議書その他の起案文書を文書管理システムから出力し、これを回議するものとする。この場合において、所管課長は、当該回議書の所定の欄に認印をしなければならない。
４ 前項の場合において、文書管理システム上承認を得ていた回議者への回議は省略することができる。ただし、専決の権限を有する者への回議は省略できないものとする。
５ 前各項の規定により決裁を得たときは、文書管理システムへの決裁日の登録、公文書への決裁日の記載等の方法により意思決定の日付を明らかにしておかなければならない。
（代決、代理及び後閲）
第21条 回議を受けた者が不在の場合は、次により処理するものとする。
(１) 決裁又は専決の権限を有する者（以下「決裁責任者」という。）が不在の場合は、決裁規程等の定めるところにより代決することができる。この場合において、電子決裁にあっては代決する旨を登録し、紙決裁にあっては認印したものの右上部に「代」と朱書するものとする。
(２) 決裁責任者以外の者が不在の場合は、川崎市事務分掌規則等の定めるところにより代理することができる。この場合において、電子決裁にあっては代理する旨を登録し、紙決裁にあっては認印したものの右上部に「代」と朱書するものとする。
(３) 決裁責任者以外の者が不在の場合において、緊急に処理する必要がある公文書で前号の規定により代理することができないときは、電子決裁にあっては後閲とする旨を登録し、紙決裁にあっては認印をすべき箇所の上部に「後閲」と表示することにより回議することができる。
２ 前項各号の規定により処理した場合においては、事後速やかに、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める措置をとらなければならない。
(１) 代決により処理した場合 電子決裁にあっては決裁責任者は文書管理システムにおいて当該公文書の内容を確認し、紙決裁にあっては起案者は重要と認められるものについて決裁責任者の認印を受けること。
(２) 代理により処理した場合 電子決裁にあっては不在であった者は文書管理システムにおいて当該公文書の内容を確認し、紙決裁にあっては代理した者はその要領を上司に報告すること。
(３) 後閲により処理した場合 電子決裁にあっては不在であった者は文書管理システムにおいて当該公文書の内容を確認し、紙決裁にあっては起案者は不在であった者の認印を受けること。
（電話又は口頭による照会等の取扱い）
第22条 電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、電話来訪応接書にその要領を記してこの章の規定に準じて処理しなければならない。
（事後の公文書の作成）
第23条 規則第５条第２項の規定に基づき事後に公文書を作成するときは、この章の規定に準じて行うものとする。
（電子正本化等の対象とならない公文書）
第23条の２ 規則第５条の２第１項及び第９条第２項ただし書に規定する市長が定めるものは、次に掲げる公文書とする。
(１) 電子正本化等により保存の方法に係る法令等の規定に抵触するもの
(２) 電子正本化等により原本としての効力を有しなくなるおそれがあるもの
(３) 現に係属している訴訟、審査請求その他の争訟に関係するもの
(４) 歴史的文化的価値があると認められるもの
（重要な公文書の受渡）
第24条 回議その他の重要な公文書で、特に受渡しを明らかにする必要があると認められるものは、重要文書受渡簿により送付するものとする。
（完結文書の処理）
第25条 完結した公文書（以下「完結文書」という。）は、速やかに文書主任に引き継がなければならない。ただし、電磁的記録は、この限りでない。
第26条 削除
第４章 公文書の印刷等
（公文書の印刷）
第27条 本庁における公文書（電磁的記録を除く。）の印刷（所管課で印刷するものを除く。）は、行政情報課が所管課の依頼により行うものとする。
２ 前項の規定により印刷を依頼するときは、印刷依頼票によるものとする。
（印刷の受付）
第28条 印刷の受付時間は、午前８時30分から午後４時までとする。
（浄書及び照合）
第28条の２ 浄書した公文書は、決裁済公文書と照合するものとする。
２ 前項の場合において、浄書及び照合をした者は、回議書に認印をするものとする。ただし、電子決裁文書については、この限りでない。
第５章 公文書の施行
（公印の押印）
第28条の３ 施行する文書のうち、次の各号に掲げるものは、川崎市公印規則（昭和39年川崎市規則第６号）の定めるところにより公印の押印を受けなければならない。
(１) 法令等の規定により公印の押印が義務付けられている文書
(２) 権利又は義務に重大な影響を及ぼす文書
(３) 特定の事実を証明する文書
(４) 前各号に掲げるもののほか、所管課長が特に必要と認める文書
２ 公印の押印をするときは、次に定めるところによる。
(１) 前項各号に掲げる文書で２枚以上のものにあっては、契印すること。
(２) 施行する文書と決裁済公文書（電子決裁文書を除く。）にあっては、特に必要と認められる場合に限り、割印すること。
（電子署名）
第28条の４ 施行する電磁的記録のうち、前条第１項各号に掲げる文書に係るものについては、川崎市電子署名規程（令和７年川崎市訓令第１号）の定めるところにより電子署名（同規程第２条第１号に規定する電子署名をいう。）を行わなければならない。
（発送事務の統一）
第29条 公文書の発送は、文書主管課において行う。ただし、文書主管課長が指定する所管課及び特別に必要がある場合においては、この限りでない。
（発送文書の取扱い）
第30条 発送を要する公文書は、次により処理しなければならない。
(１) 庁内文書は、文書主管課の文書集配所に設ける区分箱を利用して連絡すること。ただし、急を要するもの、その他特に必要があると認められるものは、この限りでない。
(２) 庁外文書は、郵便、信書便又は貨物運送によって発送する文書（以下「郵便文書等」という。）及び使送文書に分けて処理するものとし、郵便文書等にあっては所管課にて直接発送するものを除き午後４時までに郵便等依頼票とともに文書主管課の文書集配所に送付し、使送文書で特に受渡しを明らかにする必要のあるものにあっては文書使送簿に所要事項を記入すること。
(３) 急施を要するものでその必要があるものは、郵便切手を切手等交付請求票により文書主管課に請求して直接発送すること。
２ 前項の規定にかかわらず、公文書は、通信回線を利用して発送することができる。この場合の手続については、総務企画局長が別に定める。
（発送手続）
第31条 前条第１項第２号の規定による郵便文書等の送付を受けたときは、次により発送の手続を行う。
(１) 郵便等依頼票と郵便文書等を照合すること。
(２) 郵便文書等の量目及び料金を検査すること。
(３) 料金計器後納、料金後納、料金別納その他効率的な方法によること。
２ 所管課において郵便切手、往復はがき等を必要とするときは、切手等交付請求票により文書主管課に請求するものとする。
（公示及び令達の手続）
第32条 公示及び令達（指令を除く。）の手続は、総務企画局総務部法制課長（市税の賦課徴収に係る告示及び公告にあってはみぞのくち市税事務所市民税課長、区役所の所管に属するものにあっては区役所まちづくり推進部総務課長）が行うものとする。
第６章 公文書の整理、編さん及び保存
（公文書の整理の原則）
第33条 公文書は、常に整理し、紛失、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際し、いつでも持ち出しのできるよう準備しておかなければならない。
（担当者の公文書の整理）
第34条 担当者は、常に未処理の公文書（以下「未処理文書」という。）及び完結文書を次により整理しなければならない。
(１) 未処理文書は、一定の場所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(２) 完結文書は、処理経過、分類種別、認印等につきその完否を確認し、不備のものがあるときはその措置を講じ、速やかに文書主任に引き継がなければならない。ただし、電磁的記録は、この限りでない。
（完結文書及び簿冊の整理）
第35条 文書主任は、完結文書の引継ぎを受けたときは、直ちに照査し、次により整理しなければならない。
(１) 編さんは、年度によるものとし、暦年による必要のあるものは、暦年によること。
(２) 事案が２以上の分類にわたる場合は、最も関係の多い分類によること。
(３) 相互に関係がある事案でその保存期間を異にする場合において、同一事案として編さんするのが適当なときは、長期の保存期間とすること。
(４) 同一事案の書類は、文書番号の順、施行月日の順、完結月日の順等一定の基準に基づいて整理すること。
(５) 附属図表等で成冊することが困難なものは、適宜、箱若しくは紙袋に収め、又は結束して別に処理することができる。
(６) １年度分又は１年分を分冊することができる。
(７) 背表紙を用いて成冊し、保存文書索引目次を付けること。この場合において、所定の台帳等で背表紙の必要のないものはこれによらないこととし、規則別表による種別が第４種に属するもの及び同一帳票のみで成冊されたものは保存文書索引目次を省略することができる。
(８) 編さんの厚さは、８センチメートルを限度とすること。ただし、特に必要があるものは、この限りでない。
２ 前項の規定にかかわらず、翌年度（暦年によるものにあっては、翌年）にわたって整理をせざるを得ない完結文書にあっては、遅くとも第36条に規定する公文書の完結の日の属する年度の翌年度（暦年によるものにあっては、当該公文書の完結の日の属する年の翌年）の８月31日までに整理を完了しておかなければならない。
３ 電子決裁文書については、文書主任の指示の下、第１項第１号から第４号まで及び前項の規定に準じて整理しなければならない。
（マイクロフィルムへの撮影）
第35条の２ 行政情報課長は、文書事務を効果的に行うため、公文書をマイクロフィルムに撮影することができる。
２ 前項の規定によるマイクロフィルムへの撮影及びその取扱いに関し必要な事項は、川崎市マイクロフィルム文書取扱規程（昭和46年川崎市訓令第２号）の定めるところによる。
（公文書の完結）
第36条 公文書の完結の日は、次に定めるところによる。
(１) 公示及び令達文書（指令文書を除く。）は、所定の手続により公布されたとき。
(２) 照会、進達、副申、申請等に係る公文書は、それらに対して回答、通達、許可の指令等が発送され、又は到達したとき。ただし、さらに再照会、不服の申立てその他の処理を必要とする場合は、それらの処理が完全に終わったとき。
(３) その他の公文書
ア 伺い、復命書、供覧文、届、辞令等で、上司の決裁を必要とするものについては、その決裁が終わったとき。供覧を必要とするものは、供覧が終わったとき。
イ 契約に関係するもの（出納関係の証拠となるものを除く。）は、当該契約を締結した日
ウ 出納関係の証拠となるものは、当該出納のあった日
エ 訴訟に関係するものは、当該事件が完結したとき。
オ 賞状、表彰状、感謝状等については、本人に交付したとき。
カ 電磁的記録（アからオまでに該当するものを除く。）は、それを必要とする処理が完全に終わったとき。
第37条 削除
（公文書分類表）
第38条 公文書の分類及び保存期間は、川崎市公文書分類表の定めるところによる。
２ 川崎市公文書分類表は、別に定める。
（文書主管課長への完結文書の引継ぎ）
第39条 規則第８条第１項の規定による引継ぎは、完結した日の属する年度の翌々年度（暦年によるものにあっては、その完結した日の属する年の翌々年）の８月31日までに行わなければならない。
（引継文書の審査）
第40条 文書主管課長は、規則第８条第１項の規定により引継ぎを受けた完結文書について、成冊及び保存年限の適否につき審査するものとする。
２ 前項の規定により審査した結果不適当なものがあったときは、所管課に返付し、又は修正の指示をすることができる。
（公文書館長等への完結文書の引継ぎ）
第41条 規則第８条第２項の規定による引継ぎは、所管課長から引継ぎを受けた日から起算して２箇月以内に行わなければならない。
（完結文書の引継ぎの特例）
（引継文書等の指定）
第42条 所管課長は、規則第８条の規定に基づき完結文書の引継ぎ等をするときは、文書主管課長が指定する期間中に文書管理システムを利用して当該完結文書の保存場所の指定をしなければならない。
（保存文書に係る所管課の変更）
第43条 所管課長は、当該所管課の事務分掌等に変更があった場合で、当該変更が文書主管課で保存している文書（以下「文書主管課保存文書」という。）に係る所管課の変更を伴うものであるときは文書主管課長に、公文書館で保存している文書（以下「公文書館保存文書」という。）に係る所管課の変更を伴うものであるときは文書主管課長を経て公文書館長に、その旨を通知しなければならない。
（文書主管課保存文書に係る職員の閲覧等）
第44条 職員は、職務上必要があるときは、文書主管課長の承認を得て文書主管課保存文書の閲覧をし、又は貸出しを受けることができる。
２ 前項の規定により閲覧をしようとする職員は、保存文書閲覧簿に必要事項を記入のうえ、文書主管課長の指示に従い、所定の場所で閲覧しなければならない。
３ 第１項の規定により貸出しを受けようとする職員は、保存文書貸出票に必要事項を記入のうえ、貸出しを受けなければならない。
４ 文書主管課保存文書の貸出期間は、５日以内とする。ただし、文書主管課長がやむを得ない理由があると認めたときは、この限りでない。
５ 文書主管課長は、貸出期間中であっても必要があると認めたときは、その貸出しをした文書主管課保存文書を返却させることができる。
６ 文書主管課保存文書の貸出しを受けた職員は、当該文書主管課保存文書を庁外に持ち出し、又は他に転貸してはならない。ただし、やむを得ない理由があると文書主管課長が認めた場合に限り、庁外に持ち出すことができる。
（公文書館保存文書に係る職員の閲覧等）
第45条 前条の規定は、公文書館保存文書に係る職員の閲覧又は貸出しについて準用する。
第７章 完結文書の廃棄等
（保存期間の延長）
第46条 所管課長は、保存期間を経過した完結文書が規則第７条第２項各号に掲げる公文書に該当すると認めるときは、文書主管課長及び行政情報課長が指定する期間中に文書管理システムを利用して延長する期間を指定しなければならない。
２ 文書主管課長及び行政情報課長は、前項の規定による指定があった完結文書について審査を行った上、総務企画局長（区役所にあっては、区長）の承認を得て保存期間を延長するものとする。
３ 文書主管課長は、前項の規定により保存期間を延長した完結文書が公文書館保存文書であるときは、その期間その他必要な事項を公文書館長に通知するものとする。
（保存期間経過文書の廃棄決定等）
第47条 所管課長は、完結文書を毎年７月31日までに調査し、保存期間が経過したものがあるときは、規則第７条第２項各号に該当する場合を除き、速やかに文書管理システムを利用して廃棄対象であることを指定しなければならない。
２ 所管課で保存している完結文書（以下「所管課保存文書」という。）のうち、保存期間が６年以上と定められているものについて、前項の規定による指定をした場合、所管課長は、文書主管課長に当該完結文書を送付するものとする。
３ 第１項の規定による指定があった場合、電子決裁文書については行政情報課長が、その他のものについては文書主管課長が、審査を行った上、廃棄を決定しなければならない。
４ 前項の規定により廃棄を決定したときは、行政情報課長は電子決裁文書を、文書主管課長は保存期間が６年以上の文書主管課保存文書及び第２項の規定により送付を受けた所管課保存文書を速やかに公文書館長に送付しなければならない。
５ 行政情報課長は、前項の規定による送付を行ったときは、文書管理システム内の当該電子決裁文書を消去するものとする。
６ 第３項の規定により廃棄を決定したときは、文書主管課長は、第４項の規定により送付するものを除き、速やかに公文書館長に通知しなければならない。
７ 公文書館長は、前項の規定による通知を受けたときは、当該完結文書のうち、所管課保存文書及び文書主管課保存文書について公文書館長への送付の必要の有無を所管課長又は文書主管課長に通知しなければならない。
８ 所管課長及び文書主管課長は、前項の規定による通知を受けたときは、公文書館長が送付を必要と認めた完結文書を送付するものとする。
９ 第３項の規定により廃棄の決定がなされた場合、規則第10条第２項の規定に該当する場合を除き、公文書館長は第４項及び前項の規定により送付を受けた完結文書及び公文書館保存文書を、文書主管課長は文書主管課保存文書のうち第４項及び前項の規定により公文書館長に送付した以外のものを、所管課長はその他のものを、内容の判読が不可能になるよう裁断、溶解、消去等の方法により速やかに廃棄するものとする。
第48条から第51条まで 削除
第８章 補則
（電磁的記録の取扱い）
第51条の２ 電磁的記録（電子決裁文書を除く。）については、第39条から前条までの規定にかかわらず、別に定めるところにより取り扱うものとする。
（総務企画局長が認める電子情報処理組織を使用した公文書の作成、管理等）
第51条の３ 第17条第１項に規定する総務企画局長が認める電子情報処理組織を使用して公文書の作成、管理等を行う場合は、この訓令の規定の例に準じて取り扱うものとする。
（様式）
第52条 この規程の施行について必要な書類、帳簿等の様式は、別記のとおりとする。
（その他必要な事項）
第53条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。
附 則
１ この規程は、昭和36年４月１日から施行する。
２ 川崎市文書取扱規程（昭和13年川崎市訓令第１号）は、廃止する。
３ 従前の規定により編さん保存中の文書は、この規程により編さんしたものとみなす。ただし、その性質により必要があるものは、この規程により編さんを改め保存するものとする。
４ この規程施行の際に文書主任及び文書副主任に命ぜられている者は、この規程により文書主任及び文書副主任に命ぜられたものとみなす。
附 則（昭和38年８月26日訓令第18号）
この規程は、公布の日から施行する。
附 則（昭和39年３月30日訓令第３号）
この改正規程は、昭和39年４月１日から施行する。
附 則（昭和41年４月25日訓令第８号抄）
１ この規程は、昭和41年５月１日から施行する。
附 則（昭和45年１月21日訓令第３号）
この改正規程は、公布の日から施行し、昭和45年１月１日から適用する。
附 則（昭和45年３月30日訓令第４号）
１ この改正規程は、昭和45年４月１日から施行する。
２ この改正規程施行の際、暦年として処理中のものは、昭和46年４月１日をもって更新するものとする。ただし、法令等に定めのあるものについては、この限りでない。
附 則（昭和46年３月31日訓令第３号）
この改正規程は、昭和46年４月１日から施行する。
附 則（昭和46年10月15日訓令第20号）
この規程は、昭和46年10月15日から施行する。
附 則（昭和47年３月31日訓令第７号抄）
１ この規程は、昭和47年４月１日から施行する。
２ この規程の施行の際、従前の規程により取扱っているものについては、この規程により、取扱ったものとみなす。
附 則（昭和48年７月13日訓令第７号）
この改正規程は、昭和48年８月１日から施行する。
附 則（昭和51年３月31日訓令第４号）
（施行期日）
１ この規程は、昭和51年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ 第２条の規定による改正前の規程の規定により調整した帳票で、現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正したうえ、引き続き使用することができる。
附 則（昭和51年４月30日訓令第５号）
この規程は、昭和51年５月１日から施行する。
附 則（昭和57年３月24日訓令第２号）
この規程は、昭和57年４月１日から施行する。
附 則（昭和58年７月30日訓令第15号）
この改正規程は、昭和58年８月１日から施行する。
附 則（昭和59年９月27日訓令第10号）
（施行期日）
１ この改正規程は、昭和59年10月１日から施行する。
（経過措置）
２ この改正規程施行の日（以下「施行日」という。）前において、改正前の規程第39条第１項の規定により引継ぎがなされた完結文書でこの改正規程施行の際現に文書主管課において保存しているものについては、昭和57年度（暦年によるものにあっては、昭和57年）以前に完結したものにあっては施行日に、昭和58年度（暦年によるものにあっては、昭和58年）に完結したものにあっては昭和60年10月31日までに、文書主管課長から別に定める目録を添えて公文書館長に引き継ぐものとする。この場合において、公文書館長は、引継ぎを受けた完結文書について別に定める台帳を備え付けるものとする。
３ 前項の規定による文書主管課長から公文書館長への引継ぎがなされなかった完結文書は、改正後の規程第41条第２項の規定により引継ぎを行わなかった完結文書とみなす。この場合において、文書主管課長は、引継ぎがなされなかった完結文書について別に定める台帳を備え付けるものとする。
４ 施行日前において改正前の規程第39条第３項の規定により引継ぎがなされなかった完結文書でこの改正規程施行の際現に所管課において保管されているものは、改正後の規程第39条第２項の規定により文書主管課長に引継ぎをしない完結文書とみなす。
５ 施行日前において保存期間を経過した完結文書の取扱いについては、改正後の規程第７章の規定にかかわらず、なお従前の例による。
６ 改正前の規程の規定により調整した帳票で施行日において現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正したうえ、引き続き使用することができる。
附 則（昭和61年３月31日訓令第２号抄）
（施行期日）
１ この規程は、昭和61年４月１日から施行する。
（川崎市文書管理規程、川崎市マイクロフィルム文書取扱規程及び川崎市軽易工事契約事務取扱規程の一部改正に伴う経過措置）
３ 第16条から第18条までの規定による改正前の規程の規定により調整した帳票で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（昭和63年３月31日訓令第４号）
この規程は、昭和63年４月１日から施行する。
附 則（平成元年３月31日訓令第２号）
（施行期日）
１ この規程は、平成元年４月１日から施行する。
（川崎市文書管理規程及び川崎市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正に伴う経過措置）
２ 第６条及び第７条の規定による改正前の規程により調製した帳票で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成２年３月９日訓令第４号）
この改正規程は、平成２年４月１日から施行する。
附 則（平成２年10月26日訓令第18号）
この訓令は、平成２年11月１日から施行する。
附 則（平成５年３月９日訓令第２号）
この訓令は、平成５年３月21日から施行する。
附 則（平成６年２月10日訓令第２号）
この訓令は、平成６年４月１日から施行する。
附 則（平成７年３月31日訓令第５号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成７年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ 第２条の規定による改正前の川崎市文書管理規程の規定により調整した帳票で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成９年３月31日訓令第２号抄）
（施行期日）
１ この訓令は、平成９年４月１日から施行する。
附 則（平成10年３月31日訓令第５号）
この訓令は、平成10年４月１日から施行する。
附 則（平成11年５月18日訓令第６号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成11年５月19日から施行する。
（経過措置）
２ 改正前の訓令の規定により調製した帳票で現に残存しているものについては、当分の間、高速複写印刷機による印刷を依頼する場合を除き、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成11年12月22日訓令第８号）
（施行期日）
１ この訓令は、公表の日から施行する。
（経過措置）
２ 改正前の訓令の規定により調製した帳票で現に残存するものについては、当分の間、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成13年３月30日訓令第３号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成13年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ 第１条の規定による改正前の川崎市文書管理規程の規定により調製した帳票で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成14年３月29日訓令第５号）
この訓令は、平成14年４月１日から施行する。
附 則（平成14年９月27日訓令第16号）
この訓令は、公表の日から施行する。
附 則（平成15年３月31日訓令第４号抄）
（施行期日）
１ この訓令は、平成15年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ この訓令の施行の日前に完結した公文書の整理、編さん、保存及び廃棄に係る取扱いについては、改正後の訓令の規定にかかわらず、なお従前の例による。
３ この訓令の施行の際現に決裁中の文書の回議に係る取扱いについては、改正後の訓令の規定にかかわらず、なお従前の例による。
４ 改正前の訓令の規定により調製した帳票（第17号様式に限る。）で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成16年３月31日訓令第４号）
この訓令は、平成16年４月１日から施行する。
附 則（平成19年３月30日訓令第７号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成19年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ この訓令の施行の際現に決裁中の第12号様式の規定による回議書は改正後の訓令第12号様式の規定による回議書と、第12号様式の３の規定による関連文書供覧用紙は改正後の訓令第12号様式の３の規定による関連文書供覧用紙とみなす。
３ 改正前の訓令の規定により調製した帳票（第１号様式、第３号様式及び第13号様式に限る。）で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成19年９月28日訓令第16号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成19年10月１日から施行する。
（経過措置）
２ 改正前の訓令の規定により調製した帳票で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成20年３月31日訓令第２号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成20年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ 第２条の規定による改正前の川崎市公文書管理規程の規定により調製した帳票で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成20年12月26日訓令第13号）
この訓令は、平成21年１月１日から施行する。
附 則（平成21年２月27日訓令第１号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成21年３月１日から施行する。
（経過措置）
２ 改正前の訓令の規定により調製した帳票で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続きこれを使用することができる。
附 則（平成22年３月31日訓令第６号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成22年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ この訓令の施行の日前に完結した公文書の整理、編さん、保存及び廃棄に係る取扱いについては、改正後の訓令の規定にかかわらず、なお従前の例による。
３ この訓令の施行の際現に決裁中の文書の回議に係る取扱いについては、改正後の訓令の規定にかかわらず、なお従前の例による。
附 則（平成23年12月２日訓令第６号）
この訓令は、平成23年12月５日から施行する。
附 則（平成24年３月30日訓令第３号）
この訓令は、平成24年４月１日から施行する。
附 則（平成28年３月31日訓令第１号抄）
（施行期日）
１ この訓令は、平成28年４月１日から施行する。
附 則（令和５年３月31日訓令第３号）
この訓令は、令和５年４月１日から施行する。
附 則（令和５年12月13日訓令第８号）
この訓令は、令和６年１月１日から施行する。
附 則（令和７年３月31日訓令第２号）
この訓令は、令和７年４月１日から施行する。
様式目次
様式 | 帳票名 | 関係条文 |
第１号様式 | 公告式番号簿 | 第９条第１項 |
第２号様式 | 証明りん議簿 | 第９条第２項 |
第３号様式 | 指令番号簿 | 第９条第３項 |
第４号様式 | 文書交付印 | 第11条第１項第１号 |
第５号様式 | 文書配布簿 | 第11条第１項第１号 |
第６号様式 | 親展文書配布簿 | 第11条第１項第３号 |
第７号様式 | 金品交付簿 | 第11条第１項第４号 |
第８号様式 | 電報配布簿 | 第11条第１項第６号 |
第９号様式 | 書留等配布簿 | 第11条第１項第７号 |
第10号様式 | 庁内文書受付印 | 第12条第１号、第13条第２号 |
第11号様式 | 別途文書保存用紙 | 第13条の３第４号 |
第12号様式 | 回議書 | 第17条第２項 |
第12号様式の２ | 特定文書処理簿 | 第17条の２ |
第12号様式の３ | 関連文書供覧用紙 | 第17条の４第９号 |
第12号様式の４ | 固有例文（登録・変更・抹消）申出書 | 第18条第３項 |
第13号様式 | 電話来訪応接書 | 第22条 |
第14号様式 | 重要文書受渡簿 | 第24条 |
第15号様式 | 削除 | |
第16号様式 | 削除 | |
第17号様式 | 印刷依頼票 | 第27条第２項 |
第18号様式 | 郵便等依頼票 | 第30条第１項第２号 |
第19号様式 | 文書使送簿 | 第30条第１項第２号 |
第20号様式 | 切手等交付請求票 | 第30条第１項第３号 |
第21号様式 | 削除 | |
第22号様式 | 背表紙 | 第35条第１項第７号 |
第23号様式 | 保存文書索引目次 | 第35条第１項第７号 |
第24号様式 | 削除 | |
第25号様式 | 削除 | |
第26号様式 | 保存文書閲覧簿 | 第44条第２項 |
第27号様式 | 保存文書貸出票 | 第44条第３項 |
第１号様式
第２号様式
第３号様式
第４号様式
第５号様式
第６号様式
第７号様式
第８号様式
第９号様式
第10号様式
第11号様式
第12号様式
第12号様式の２
第12号様式の３
第12号様式の４
第13号様式
第14号様式
第15号様式及び第16号様式 削除
第17号様式
第18号様式
第19号様式
第20号様式
第21号様式 削除
第22号様式
第23号様式
第24号様式及び第25号様式 削除
第26号様式
第27号様式